Public Relations Event Management Training

Event merupakan salah satu alat komunikasi paling efektif dalam membangun citra positif dan menjalin hubungan kuat antara organisasi dan publiknya. Dalam dunia Public Relations (PR), keberhasilan event tidak hanya diukur dari kemeriahan atau jumlah peserta yang hadir, tetapi dari sejauh mana acara tersebut mampu menyampaikan pesan strategis, memperkuat reputasi organisasi, dan menciptakan engagement publik yang bermakna. Pelatihan Public Relations Event Management Training: From Concept to Execution dirancang sebagai program berbasis proyek yang memberikan pengalaman langsung kepada peserta untuk merancang, mengelola, dan mengevaluasi berbagai jenis event PR profesional — mulai dari press conference, media gathering, media tour, CSR event, community engagement, hingga product launching dan corporate anniversary. Program ini relevan bagi profesional komunikasi, manajer event, serta tim PR yang ingin mengembangkan kemampuan kreatif dan manajerial dalam penyelenggaraan event strategis yang berdampak positif bagi reputasi organisasi.

• • Penyelenggara : Urways Indonesia Corpora
  • Durasi : 2 Hari Intensif
  • Waktu : 09.00 – 17.00 WIB
  • Lokasi : Hotel Sapphire Sky BSD, BSD City, Tangerang
  • Instruktur : Ujang Rusdianto, S.I.Kom, M.IKOM

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti Public Relations Event Management Training, peserta akan mampu:

• Merancang konsep event PR yang selaras dengan strategi komunikasi organisasi.

• Menyusun rencana operasional event yang realistis, efisien, dan terukur.

• Mengelola tim, vendor, dan stakeholder event dengan koordinasi efektif.

• Melaksanakan berbagai jenis event PR dengan standar profesional.

• Mengevaluasi hasil event berdasarkan indikator kinerja komunikasi dan reputasi.

Sasaran Peserta

Pelatihan ini ditujukan untuk:

• Praktisi Public Relations, Corporate Communication, dan Marketing Communication.

• Event planner, brand activation team, dan communication officer.

• Tim humas di instansi pemerintah, BUMN, NGO, serta lembaga pendidikan.

• Konsultan komunikasi dan agensi penyelenggara event.

Metodologi Pelatihan

Pelatihan ini menggabungkan teori dan praktik langsung menggunakan pendekatan Project-Based Learning, melalui:

• Ceramah interaktif dan pembahasan studi kasus aktual event PR.

• Workshop perancangan konsep, timeline, dan anggaran event.

• Simulasi manajemen pelaksanaan event dan koordinasi lapangan.

• Presentasi proyek event oleh peserta dengan umpan balik fasilitator.

Struktur Program Pelatihan

Hari Pertama: Perencanaan Strategis dan Desain Event PR

Hari pertama berfokus pada pemahaman strategis tentang peran event dalam komunikasi korporat serta pengembangan ide dan perencanaan kreatif yang solid.

Sesi 1: Understanding the Strategic Role of PR Events

Sesi ini memberikan pemahaman mendalam tentang bagaimana event berfungsi sebagai alat reputasi dan komunikasi strategis organisasi.
Topik pembahasan:

• Event PR sebagai instrumen komunikasi publik dan manajemen citra.

• Jenis-jenis event PR:

  • Press Conference dan Media Briefing – untuk komunikasi resmi dan publikasi berita.

  • Media Gathering dan Media Tour – untuk memperkuat hubungan dengan jurnalis.

  • CSR Event dan Community Engagement – untuk membangun kepercayaan publik.

  • Product Launching dan Corporate Anniversary – untuk meningkatkan brand exposure.

  • Internal Event seperti town hall meeting dan employee recognition.

• Prinsip membangun pengalaman publik yang bermakna (experiential PR).

• Case Study: Keberhasilan event PR lintas industri yang memperkuat reputasi organisasi.

Sesi 2: Concept Development and Creative Planning

Peserta akan mempelajari cara mengubah ide menjadi konsep event yang kuat dan relevan dengan strategi organisasi.
Topik pembahasan:

• Identifikasi tujuan komunikasi dan target audiens.

• Brainstorming ide dan pengembangan konsep kreatif event.

• Penentuan tema, pesan utama, format acara, dan key visual.

• Workshop: Merancang konsep event PR berbasis studi kasus nyata organisasi peserta.

Sesi 3: Budgeting and Timeline Management

Fokus sesi ini adalah kemampuan perencanaan dan pengendalian sumber daya.
Topik pembahasan:

• Penyusunan event plan, run down, dan pembagian tanggung jawab.

• Perencanaan anggaran dan kontrol biaya operasional event.

• Strategi kolaborasi dengan vendor, media partner, sponsor, dan influencer.

• Exercise: Membuat event budget plan dan responsibility matrix.

Hari Kedua: Implementasi, Koordinasi, dan Evaluasi Event

Hari kedua membahas pelaksanaan event di lapangan, manajemen media, dan evaluasi hasil kegiatan berdasarkan dampak komunikasi dan reputasi.

Sesi 4: Event Implementation and On-Site Coordination

Sesi ini memberikan panduan teknis dalam menjalankan event dari tahap persiapan hingga pasca acara.
Topik pembahasan:

• Prosedur teknis pelaksanaan event: set-up, briefing, dan execution.

• Peran penting MC, moderator, tim dokumentasi, protokoler, dan media relations.

• Strategi penanganan kendala teknis dan situasional di lapangan.

• Simulasi: Running an Event Day – Coordination & Troubleshooting Exercise.

Sesi 5: Media and Stakeholder Engagement during PR Events

Menekankan pentingnya kehadiran media dan relasi dengan pemangku kepentingan selama event berlangsung.
Topik pembahasan:

• Mengelola press attendance dan tamu VIP.

• Strategi publikasi dan pemberitaan sebelum, selama, dan setelah event.

• Pengelolaan media corner, press release, photo session, dan press kit.

• Komunikasi efektif dengan stakeholder eksternal dan publik digital.

• Workshop: Designing a Media Engagement Plan for PR Events.

Sesi 6: Event Evaluation and Reporting

Peserta akan belajar menilai efektivitas kegiatan event PR dengan pendekatan berbasis data.
Topik pembahasan:

• Evaluasi efektivitas event berdasarkan output, outtake, dan outcome.

• Pengukuran kepuasan peserta, media exposure, dan public sentiment.

• Penyusunan post-event report dan reputation impact analysis.

• Final Project: Presentasi rancangan dan hasil analisis event PR peserta.

Outcome Pelatihan

Setelah menyelesaikan Public Relations Event Management Training, peserta akan mampu:

• Merancang dan melaksanakan event PR dari konsep hingga evaluasi.

• Menyusun rencana kerja, anggaran, dan koordinasi pelaksanaan secara profesional.

• Menyelenggarakan press conference, media gathering, dan CSR event yang berdampak reputasi positif.

• Melakukan evaluasi objektif terhadap keberhasilan event berdasarkan KPI komunikasi.

• Mengembangkan keterampilan kepemimpinan, kreativitas, dan koordinasi dalam setiap kegiatan PR strategis.

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Akses penggunaan meeting room eksklusif di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Pelatihan ini dipandu oleh Ujang Rusdianto, S.I.Kom, M.IKOM — praktisi dan konsultan komunikasi korporasi dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di perusahaan BUMN, Tbk, dan multinasional.
Ia juga merupakan dosen Strategic Communication di Universitas Multimedia Nusantara, penulis buku-buku komunikasi yang diterbitkan oleh Gramedia Digital, dan corporate trainer tersertifikasi nasional.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com