Professional Secretary Excellence

Peran sekretaris modern tidak lagi sekadar mengelola administrasi. Sekretaris kini menjadi mitra strategis pimpinan melalui kemampuan komunikasi yang kuat, pengaturan jadwal yang cermat, koordinasi lintas divisi, hingga pengelolaan informasi secara profesional.

Program Professional Secretary Excellence dirancang untuk membekali peserta dengan keterampilan inti yang paling dibutuhkan dalam pekerjaan sekretaris masa kini: administrasi profesional, komunikasi yang efektif, pengelolaan dokumen dan agenda, kemampuan membuat laporan, serta etika kerja dan service excellence. Seluruh materi disusun secara fokus, praktis, dan aplikatif, sehingga peserta dapat langsung menerapkan kompetensinya dalam aktivitas kerja sehari-hari.

Sasaran Peserta

• Sekretaris & admin profesional

• Staf administrasi

• Personal assistant

• Resepsionis yang ingin naik level

• Profesional back-office dan support

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta mampu:

• Melaksanakan tugas administrasi dan sekretariat secara profesional

• Berkomunikasi secara efektif dan beretika

• Mengelola jadwal, agenda, dan rapat dengan akurat

• Mengelola dokumen dan informasi secara sistematis

• Memberikan pelayanan profesional kepada pimpinan & tamu

Outcome Pelatihan

Peserta diharapkan mampu:

• Mengatur pekerjaan dengan lebih rapi dan efisien

• Mendukung pimpinan dengan koordinasi dan komunikasi yang lebih baik

• Mengurangi kesalahan administrasi

• Membangun citra profesional di lingkungan kerja

• Menjalankan peran sekretaris secara percaya diri dan sistematis

Outline Materi Pelatihan

Hari Pertama – Kompetensi Administratif & Organisasi

1. Peran Sekretaris Modern dalam Organisasi

Fokus pada pemahaman peran dan ekspektasi kerja.

• Perubahan peran sekretaris

• Kompetensi inti sekretaris profesional

• Tanggung jawab administratif dan koordinatif

2. Manajemen Administrasi & Pengelolaan Informasi

Kemampuan teknis dasar yang paling sering digunakan.

• Prinsip administrasi profesional

• Pengelolaan surat masuk & keluar

• Manajemen arsip (fisik & digital)

• Penataan data secara sistematis

3. Calendar, Schedule & Task Management

Fokus pada pengaturan waktu yang rapi, akurat, dan minim konflik.

• Pengaturan agenda pimpinan

• Manajemen prioritas dan waktu

• Penjadwalan rapat & follow-up

• Tools digital untuk sekretaris

4. Meeting Management

Sesi praktis untuk mengelola rapat dari awal sampai selesai.

• Persiapan rapat (pre-meeting checklist)

• Teknik mencatat notulen efektif

• Distribusi notulen & tindak lanjut

• Koordinasi kebutuhan rapat

5. Penyusunan Dokumen & Laporan Profesional

Kemampuan menulis yang diperlukan sekretaris.

• Format memo, surat, dan email profesional

• Penyusunan laporan singkat (executive summary)

• Bahasa bisnis & gaya komunikasi formal

Hari Kedua – Komunikasi, Service, dan Etika Profesional

6. Business Communication Essentials

Menajamkan kemampuan komunikasi sekretaris.

• Komunikasi verbal, nonverbal, dan telepon

• Etika komunikasi dengan pimpinan, tamu, dan rekan kerja

• Teknik menyampaikan informasi secara jelas

7. Customer Service & Interpersonal Skills

Menghadapi orang dengan profesionalisme dan empati.

• Teknik pelayanan prima (service excellence)

• Mengelola tamu & situasi sensitif

• Cara menjaga sikap, bahasa tubuh, dan kesan profesional

8. Professional Etiquette & Office Behavior

Sesi pembentukan citra sekretaris profesional.

• Etika kerja & kerahasiaan informasi

• Etiket pergaulan bisnis

• Penampilan dan bahasa tubuh dalam konteks kantor

9. Problem Solving untuk Sekretaris

Materi fokus dan praktis untuk menyelesaikan hambatan harian.

• Identifikasi masalah administratif

• Mengelola tugas mendadak

• Menangani konflik kecil & miskomunikasi

10. Simulasi & Praktik Sekretaris Profesional

Mengintegrasikan seluruh materi dalam latihan nyata.

• Simulasi pengelolaan agenda pimpinan

• Simulasi penyusunan notulen & email profesional

• Roleplay pelayanan tamu dan komunikasi pimpinan

Metode Pelatihan

• Presentasi interaktif

• Latihan administrasi dan penulisan

• Simulasi meeting & notulen

• Roleplay pelayanan dan komunikasi

• Coaching & feedback personal

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Bohman J. Siloen adalah seorang trainer berpengalaman yang dikenal dengan pendekatan pelatihan yang praktis, aplikatif, dan mudah dipahami peserta. Ia mengutamakan metode penyampaian materi yang tidak hanya menjelaskan konsep, tetapi sekaligus memastikan peserta mampu mengimplementasikannya dalam pekerjaan sehari-hari. Memulai kariernya sebagai HRD Manager (2002–2009) dan Corporate Secretary (1993–1995), Bohman kemudian melanjutkan perjalanannya sebagai Direktur PT Delvina Florindo serta Direktur Surfers Jasa Rekatama. Kombinasi pengalaman korporat dan praktisi lapangan membuatnya memiliki pemahaman menyeluruh terhadap dinamika organisasi dan kebutuhan pengembangan SDM.

Bohman memiliki latar belakang pendidikan Sarjana Biologi Lingkungan dari Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), gelar Magister Manajemen bidang Marketing Management dari STIE IPWI, serta Doktor Entrepreneur dari universitas luar negeri. Keberagaman disiplin ini memperkaya perspektifnya dalam merancang program pelatihan yang strategis dan kontekstual. Dalam dunia pelatihan, ia menguasai berbagai bidang kompetensi, antara lain: interview & assessment skills, motivasi kerja, negosiasi, leadership, komunikasi bisnis, produktivitas personal, dan pengembangan sistem SDM. Ia juga menjadi fasilitator untuk Program Pensiun di sejumlah perusahaan terkemuka seperti PT Astra Inti Tbk (Agribisnis), PT Telkom (UKM), PT Nicholas (Supplier), PT Graficteindo (Koperasi), Yayasan SBB (Entrepreneur), FXU (Konsultan), dan lainnya.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com