Corporate Documentation & Legal Correspondence Management

Dokumentasi korporat adalah tulang punggung tata kelola yang baik. Setiap keputusan, perjanjian, kebijakan, dan komunikasi resmi perusahaan harus tercatat secara benar, aman, dan dapat ditelusuri. Pengelolaan dokumentasi yang buruk dapat menimbulkan risiko hukum, ketidakteraturan administrasi, hingga hilangnya jejak keputusan penting.

Pelatihan Corporate Documentation & Legal Correspondence Management dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam terkait manajemen dokumen hukum, arsip korporasi, klasifikasi dokumen, serta korespondensi resmi. Peserta mempelajari siklus pengelolaan dokumen mulai dari penciptaan, penyimpanan, pengamanan, pengendalian akses, hingga pemusnahan dokumen sesuai kebijakan perusahaan. Selain itu, pelatihan mengajarkan prinsip dan etika surat-menyurat korporat agar komunikasi perusahaan tetap formal, konsisten, dan memiliki akuntabilitas.

Pendekatan pelatihan menggabungkan praktik terbaik, studi kasus, serta latihan penyusunan dokumen sehingga peserta dapat menerapkan standar dokumentasi dan korespondensi secara langsung dalam pekerjaan sehari-hari.

Sasaran Peserta

Pelatihan ini dirancang untuk:

• Corporate Secretary / Corporate Legal

• Administrative & Documentation Officer

• Governance & Compliance Staff

• Legal Support / Paralegal

• Corporate Communication Administrator

• Semua profesional yang menangani dokumentasi dan korespondensi resmi

Tujuan Pelatihan

Peserta mampu:

• Memahami prinsip dokumentasi korporat dan standar tata kelola

• Mengelola dokumen hukum dan arsip perusahaan secara sistematis

• Menyusun, menelaah, dan mengendalikan korespondensi resmi korporasi

• Menyusun klasifikasi dokumen berdasarkan tingkat kerahasiaan dan urgensi

• Menerapkan prosedur penyimpanan, pengendalian akses, serta retensi dokumen

• Menjamin keterlacakan dan keamanan dokumen untuk kepatuhan perusahaan

Outline Pelatihan

Hari Pertama – Dokumentasi Korporat & Struktur Arsip

Sesi 1: Fundamental Corporate Documentation

• Prinsip dokumentasi korporat dalam tata kelola

• Jenis dokumen korporasi (legal, administratif, kebijakan, dll.)

• Siklus hidup dokumen (creation–use–retention–disposition)

• Persyaratan legal dan risiko jika dokumentasi tidak memadai

Sesi 2: Sistem & Standar Pengelolaan Dokumen

• Klasifikasi dokumen berdasarkan fungsi dan tingkat kerahasiaan

• Penomoran, coding, dan versioning

• File plan & standard operating documentation

• Best practice: kontrol perubahan dokumen

Sesi 3: Digital Documentation Management

• Penggunaan sistem elektronik dan e-filing

• Audit trail, metadata, dan traceability

• Pengamanan dokumen digital

• Pengendalian akses (access control) berdasarkan otorisasi

Sesi 4: Dokumentasi Legal & Kontraktual

• Jenis dokumen hukum perusahaan

• Penyimpanan kontrak, perizinan, perjanjian, dan compliance document

• Risk mitigation melalui dokumentasi yang tertib

• Simulasi: identifikasi kelemahan dokumentasi legal

Hari Kedua – Legal Correspondence & Komunikasi Resmi

Sesi 5: Prinsip Legal Correspondence

• Struktur korespondensi resmi korporat

• Bahasa hukum dan ketepatan diksi

• Penyusunan surat internal, eksternal, dan surat kuasa

• Etika, gaya bahasa, dan akuntabilitas pesan korporasi

Sesi 6: Standardisasi Surat & Template Corporate

• Format standar surat korporasi

• Penggunaan template untuk konsistensi komunikasi

• Penulisan memo, notifikasi, dan surat keputusan

• Latihan: revisi korespondensi yang tidak sesuai standar

Sesi 7: Risk & Compliance dalam Korespondensi

• Kerahasiaan informasi dan aturan keamanan data

• Penyimpanan dan retensi korespondensi legal

• Korespondensi yang berdampak hukum: apa yang harus diperhatikan

• Audit korespondensi dan dokumentasi pendukung

Sesi 8: Penyusunan Dokumen & Surat Resmi

• Penyusunan dokumen dari awal hingga finalisasi

• Simulasi drafting surat resmi dan disposisi

• Praktik kontrol dokumen dan prosedur persetujuan

• Studi kasus & evaluasi

Outcome Pelatihan

Peserta mampu:

• Mengelola seluruh dokumen perusahaan secara sistematis dan aman

• Menyusun korespondensi resmi yang sesuai standar tata kelola

• Menerapkan prosedur dokumentasi hukum dan administratif dengan benar

• Mengembangkan sistem dokumentasi yang konsisten dan mudah ditelusuri

• Mendukung kepatuhan perusahaan melalui ketertiban administrasi

Metode Pelatihan

• Presentasi interaktif

• Diskusi kasus nyata

• Workshop penyusunan dokumen & surat resmi

• Simulasi versioning dan kontrol dokumen

• Review dan feedback langsung dari fasilitator

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Dr. Ani Purwati, S.H., M.H. adalah praktisi hukum dan mediator bersertifikat dengan pengalaman luas di bidang hukum, keadilan restoratif, dan penyelesaian sengketa. Ia menjabat sebagai Direktur di Ani Purwati Wijaya Law Firm dan aktif mengajar sebagai dosen pascasarjana Universitas Sahid Jakarta. Lulusan doktor Ilmu Hukum Universitas Airlangga ini juga memiliki berbagai sertifikasi profesional, termasuk Certified Procurement Lawyer (CPL), Contract Management Specialist (CMS) dan lainnya. Sebagai penulis, ia telah menerbitkan sejumlah karya ilmiah dan buku hukum yang memberikan kontribusi penting bagi dunia akademik dan praktik hukum di Indonesia.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com