Document Control Management

Document Control adalah fungsi penting dalam pengelolaan operasional perusahaan, terutama pada organisasi yang menjalankan standar mutu, keselamatan, dan kepatuhan. Pengendalian dokumen memastikan setiap dokumen tersimpan, terdistribusi, direvisi, dan digunakan sesuai prosedur resmi.

Program Document Control Management dirancang untuk memberikan pemahaman mendalam tentang sistem pengendalian dokumen, mulai dari klasifikasi dokumen, penomoran, format standar, manajemen perubahan, hingga pengelolaan dokumen digital. Pelatihan ini menekankan ketepatan, akurasi, dan pemenuhan standar kerja, baik untuk dokumen administratif, teknis, maupun dokumen kepatuhan.

• Penyelenggara : Urways Indonesia Corpora
• Durasi : 2 Hari Intensif
• Waktu : 09.00 – 17.00 WIB
• Lokasi : Hotel Sapphire Sky BSD, BSD City, Tangerang
• Instruktur : Bohman J. Siloen

Sasaran Peserta

• Document Controller

• Staf administrasi, sekretariat, dan back office

• QA/QC officer dan staf manajemen mutu

• Project admin, engineering admin, dan document support

• Profesional yang mengelola dokumen regulasi dan operasional

Tujuan Pelatihan

Peserta mampu:

• Memahami konsep inti Document Control Management

• Menetapkan struktur dan klasifikasi dokumen secara benar

• Mengelola distribusi, revisi, dan persetujuan dokumen

• Menjalankan sistem control pada dokumen digital dan fisik

• Memastikan kepatuhan terhadap standar mutu dan audit

Outcome Pelatihan

• Sistem pengendalian dokumen lebih rapi, akurat, dan mudah diaudit

• Konsistensi penggunaan dokumen di seluruh unit kerja

• Pengurangan risiko kesalahan akibat dokumen tidak terkini

• Peningkatan efisiensi proses administrasi dan operasional

• Kesiapan menghadapi audit internal maupun eksternal

Outline Materi

Hari ke-1

Konsep Dasar Document Control

• Definisi document control dalam organisasi

• Perbedaan dokumen administrasi, teknis, dan regulasi

• Peran Document Controller dalam menjaga integritas dokumen

Klasifikasi & Struktur Dokumen

• Klasifikasi dokumen berdasarkan jenis, fungsi, dan tingkat kerahasiaan

• Sistem penomoran dokumen (document numbering system)

• Penetapan versi dokumen (versioning) secara konsisten

Standar Format & Penyusunan Dokumen

• Elemen wajib dalam dokumen resmi

• Format standar untuk SOP, instruksi kerja, form, dan laporan

• Keseragaman tampilan dokumen di seluruh organisasi

Siklus Hidup Dokumen

• Proses pembuatan, review, persetujuan, distribusi, dan revisi

• Identifikasi dokumen aktif, tidak aktif, dan obsolete

• Pengendalian dokumen fisik dan digital

Hari ke-2

Prosedur Distribusi & Akses Dokumen 

• Metode distribusi dokumen yang aman dan terukur

• Pengaturan hak akses (access control)

• Pengendalian dokumen di area proyek dan operasional

Manajemen Revisi & Perubahan Dokumen

• Proses permintaan perubahan dokumen

• Penetapan nomor revisi dan rekam jejak perubahan

• Pencegahan penggunaan dokumen lama (obsolete control)

Document Control System Digital 

• Penggunaan aplikasi untuk pengelolaan dokumen

• Keamanan, backup, dan penyimpanan digital

• Standar metadata dan indexing untuk pencarian cepat

Audit Dokumen & Kepatuhan

• Prinsip audit dokumen internal

• Checklist kepatuhan document control

• Perbaikan berkelanjutan dalam pengendalian dokumen

Metode Pelatihan

• Studi kasus document control

• Praktik penyusunan format dokumen

• Simulasi pengendalian revisi dan distribusi

• Diskusi dan review sistem EDMS

• Template praktis untuk implementasi di organisasi

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Bohman J. Siloen adalah seorang trainer berpengalaman yang dikenal dengan pendekatan pelatihan yang praktis, aplikatif, dan mudah dipahami peserta. Ia mengutamakan metode penyampaian materi yang tidak hanya menjelaskan konsep, tetapi sekaligus memastikan peserta mampu mengimplementasikannya dalam pekerjaan sehari-hari. Memulai kariernya sebagai HRD Manager (2002–2009) dan Corporate Secretary (1993–1995), Bohman kemudian melanjutkan perjalanannya sebagai Direktur PT Delvina Florindo serta Direktur Surfers Jasa Rekatama. Kombinasi pengalaman korporat dan praktisi lapangan membuatnya memiliki pemahaman menyeluruh terhadap dinamika organisasi dan kebutuhan pengembangan SDM.

Bohman memiliki latar belakang pendidikan Sarjana Biologi Lingkungan dari Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), gelar Magister Manajemen bidang Marketing Management dari STIE IPWI, serta Doktor Entrepreneur dari universitas luar negeri. Keberagaman disiplin ini memperkaya perspektifnya dalam merancang program pelatihan yang strategis dan kontekstual. Dalam dunia pelatihan, ia menguasai berbagai bidang kompetensi, antara lain: interview & assessment skills, motivasi kerja, negosiasi, leadership, komunikasi bisnis, produktivitas personal, dan pengembangan sistem SDM. Ia juga menjadi fasilitator untuk Program Pensiun di sejumlah perusahaan terkemuka seperti PT Astra Inti Tbk (Agribisnis), PT Telkom (UKM), PT Nicholas (Supplier), PT Graficteindo (Koperasi), Yayasan SBB (Entrepreneur), FXU (Konsultan), dan lainnya.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com