Minutes & Reporting Skills

Dalam lingkungan kerja modern, kemampuan menyusun minutes of meeting (notulen rapat) dan laporan profesional menjadi kompetensi vital bagi staf administrasi, sekretariat, dan pemimpin unit kerja. Notulen yang baik memastikan keputusan tercatat jelas, sementara laporan yang sistematis mendukung proses evaluasi dan pengambilan keputusan.

Program Minutes & Reporting Skills dirancang untuk memberikan pemahaman praktis mengenai teknik pencatatan rapat, struktur laporan yang efektif, penulisan yang jelas dan objektif, serta penggunaan format standar organisasi. Pembahasan berfokus pada akurasi, ringkasnya informasi, dan kejelasan penyampaian.

Sasaran Peserta

• Staf administrasi & sekretariat

• Office support & back-office

• Supervisor/manager yang memimpin rapat

• Receptionist & front office yang menangani dokumentasi

• Profesional yang memerlukan keterampilan penyusunan laporan

Tujuan Pelatihan

Peserta mampu:

• Menyusun notulen rapat secara akurat, ringkas, dan profesional

• Mengidentifikasi poin penting rapat tanpa kehilangan konteks

• Menyusun laporan kerja dengan struktur yang jelas dan informatif

• Menggunakan format standar notulen dan laporan organisasi

• Menyampaikan informasi secara objektif dan mudah dipahami

Outcome Pelatihan

• Notulen rapat lebih terstruktur, rapi, dan siap digunakan untuk tindak lanjut

• Laporan kerja lebih efektif sebagai alat monitoring & evaluasi

• Peningkatan akurasi pencatatan keputusan dan action plan

• Komunikasi tertulis lebih profesional

• Kesiapan mengikuti standar pelaporan organisasi

Outline Materi

Hari ke-1

Dasar-Dasar Notulen Rapat

• Fungsi dan manfaat notulen dalam organisasi

• Tipe-tipe notulen (formal, informal, ringkas, detail)

• Tanggung jawab notulis dan etika pencatatan

Teknik Mencatat Selama Rapat

• Identifikasi key points, keputusan, dan action items

• Teknik mendengarkan aktif untuk menangkap informasi penting

• Cara mencatat tanpa mengganggu jalannya rapat

Struktur Notulen Rapat Profesional

• Format standar: agenda, pembahasan, keputusan, PIC, deadline

• Penulisan yang jelas, objektif, dan bebas opini

• Prinsip keruntutan dan konsistensi format

Penyusunan Action Plan & Follow-Up Rapat

• Cara menuangkan tugas, penanggung jawab, dan tenggat waktu

• Penyusunan daftar tindak lanjut yang mudah dipantau

• Metode distribusi notulen yang efektif

Hari ke-2

Konsep Dasar Penulisan Laporan

• Fungsi laporan dalam proses manajemen

• Jenis laporan: operasional, kegiatan, evaluasi, kemajuan proyek

• Karakter laporan yang efektif: akurat, singkat, informatif

Struktur Laporan Profesional

• Pengantar, tujuan, metodologi, hasil, analisis, rekomendasi

• Penyajian informasi secara logis dan sistematis

• Kaidah bahasa formal dalam laporan organisasi

Teknik Analisis & Penyajian Data

• Cara menyajikan data menjadi insight

• Penggunaan tabel, grafik, dan ringkasan visual

• Penulisan kesimpulan yang relevan dan mudah dipahami

Review, Editing, & Finalisasi Laporan

• Teknik penyuntingan laporan untuk meningkatkan kejelasan

• Pemeriksaan konsistensi format dan akurasi data

• Prosedur distribusi laporan sesuai standar organisasi

Metode Pelatihan

• Simulasi pencatatan rapat

• Latihan menulis notulen dan laporan

• Studi contoh (sample minutes & reports)

• Review instruktur & feedback individu

• Template siap pakai untuk notulen & laporan

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Bohman J. Siloen adalah seorang trainer berpengalaman yang dikenal dengan pendekatan pelatihan yang praktis, aplikatif, dan mudah dipahami peserta. Ia mengutamakan metode penyampaian materi yang tidak hanya menjelaskan konsep, tetapi sekaligus memastikan peserta mampu mengimplementasikannya dalam pekerjaan sehari-hari. Memulai kariernya sebagai HRD Manager (2002–2009) dan Corporate Secretary (1993–1995), Bohman kemudian melanjutkan perjalanannya sebagai Direktur PT Delvina Florindo serta Direktur Surfers Jasa Rekatama. Kombinasi pengalaman korporat dan praktisi lapangan membuatnya memiliki pemahaman menyeluruh terhadap dinamika organisasi dan kebutuhan pengembangan SDM.

Bohman memiliki latar belakang pendidikan Sarjana Biologi Lingkungan dari Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), gelar Magister Manajemen bidang Marketing Management dari STIE IPWI, serta Doktor Entrepreneur dari universitas luar negeri. Keberagaman disiplin ini memperkaya perspektifnya dalam merancang program pelatihan yang strategis dan kontekstual. Dalam dunia pelatihan, ia menguasai berbagai bidang kompetensi, antara lain: interview & assessment skills, motivasi kerja, negosiasi, leadership, komunikasi bisnis, produktivitas personal, dan pengembangan sistem SDM. Ia juga menjadi fasilitator untuk Program Pensiun di sejumlah perusahaan terkemuka seperti PT Astra Inti Tbk (Agribisnis), PT Telkom (UKM), PT Nicholas (Supplier), PT Graficteindo (Koperasi), Yayasan SBB (Entrepreneur), FXU (Konsultan), dan lainnya.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com