Administrasi perjalanan dan acara (Travel & Event Administration) merupakan fungsi penting dalam mendukung kegiatan operasional organisasi. Tugas ini memerlukan ketelitian, koordinasi lintas pihak, serta pemahaman prosedur yang terstandar.

Program Travel & Event Administration dirancang untuk memberikan pemahaman komprehensif mengenai perencanaan perjalanan dinas, pengaturan akomodasi, penyusunan itinerary, pengelolaan administrasi acara, hingga evaluasi pasca-kegiatan. Pelatihan ini berfokus pada akurasi, efisiensi, serta keterampilan komunikasi dalam mengelola berbagai kebutuhan perjalanan dan event perusahaan.

• Penyelenggara : Urways Indonesia Corpora
• Durasi : 2 Hari Intensif
• Waktu : 09.00 – 17.00 WIB
• Lokasi : Hotel Sapphire Sky BSD, BSD City, Tangerang
• Instruktur : Bohman J. Siloen

Sasaran Peserta

• Staf administrasi & sekretariat

• Travel & event coordinator

• Office support dan operational staff

• Corporate communication & marketing support

• Profesional yang menangani perjalanan dinas atau event organisasi

Tujuan Pelatihan

Peserta mampu:

• Mengelola administrasi perjalanan dinas secara profesional

• Menyusun itinerary dan kebutuhan logistik secara terstruktur

• Mengkoordinasikan vendor perjalanan dan event

• Mengelola administrasi acara (venue, peserta, perlengkapan)

• Menyusun laporan perjalanan atau kegiatan secara sistematis

Outcome Pelatihan

• Peningkatan efisiensi dalam mengatur perjalanan dan acara

• Dokumentasi kegiatan yang lebih rapi dan mudah diaudit

• Koordinasi yang lebih baik dengan vendor dan pihak internal

• Risiko kesalahan logistik berkurang

• Kualitas pelaksanaan kegiatan meningkat

Outline Materi

Hari ke-1

Dasar-Dasar Administrasi Perjalanan

• Ruang lingkup dan peran travel administrator

• Prosedur perjalanan dinas dan standar organisasi

• Keselamatan dan kenyamanan perjalanan

Penyusunan Itinerary & Travel Plan

• Identifikasi kebutuhan perjalanan

• Penyusunan rencana perjalanan lengkap (transport, akomodasi, agenda)

• Estimasi waktu, biaya, dan efisiensi rute

Pengelolaan Dokumen Perjalanan

• Pengurusan tiket, voucher, dan reservasi

• Dokumen perusahaan: SPPD, surat tugas, approval

• Pengelolaan dokumen perjalanan internasional

Koordinasi Transportasi & Akomodasi

• Pemilihan layanan transportasi dan hotel

• Perbandingan harga, fasilitas, dan kebijakan pembatalan

• Komunikasi dengan vendor perjalanan

Hari ke-2

Dasar-Dasar Administrasi Acara

• Jenis acara: internal, eksternal, formal, non-formal

• Proses perencanaan awal dan timeline acara

• Penentuan kebutuhan logistik dan anggaran

Pengelolaan Venue, Peserta, & Logistik

• Pemilihan dan koordinasi venue

• Manajemen peserta (registrasi, undangan, daftar hadir)

• Penyediaan perlengkapan acara (sound system, dokumentasi, konsumsi)

Koordinasi Vendor & Stakeholder Acara

• Negosiasi harga dan layanan vendor

• Penyusunan SOP pelaksanaan acara

• Manajemen risiko selama acara berlangsung

Laporan Kegiatan & Evaluasi Acara

• Pengumpulan dokumentasi dan bukti kegiatan

• Penyusunan laporan hasil acara

• Evaluasi efektivitas kegiatan dan rekomendasi perbaikan

Metode Pelatihan

• Simulasi penyusunan itinerary

• Studi kasus event perusahaan

• Latihan mengelola dokumen perjalanan dan event

• Diskusi dan roleplay koordinasi vendor

• Template dan checklist travel & event siap pakai

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Bohman J. Siloen adalah seorang trainer berpengalaman yang dikenal dengan pendekatan pelatihan yang praktis, aplikatif, dan mudah dipahami peserta. Ia mengutamakan metode penyampaian materi yang tidak hanya menjelaskan konsep, tetapi sekaligus memastikan peserta mampu mengimplementasikannya dalam pekerjaan sehari-hari. Memulai kariernya sebagai HRD Manager (2002–2009) dan Corporate Secretary (1993–1995), Bohman kemudian melanjutkan perjalanannya sebagai Direktur PT Delvina Florindo serta Direktur Surfers Jasa Rekatama. Kombinasi pengalaman korporat dan praktisi lapangan membuatnya memiliki pemahaman menyeluruh terhadap dinamika organisasi dan kebutuhan pengembangan SDM.

Bohman memiliki latar belakang pendidikan Sarjana Biologi Lingkungan dari Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), gelar Magister Manajemen bidang Marketing Management dari STIE IPWI, serta Doktor Entrepreneur dari universitas luar negeri. Keberagaman disiplin ini memperkaya perspektifnya dalam merancang program pelatihan yang strategis dan kontekstual. Dalam dunia pelatihan, ia menguasai berbagai bidang kompetensi, antara lain: interview & assessment skills, motivasi kerja, negosiasi, leadership, komunikasi bisnis, produktivitas personal, dan pengembangan sistem SDM. Ia juga menjadi fasilitator untuk Program Pensiun di sejumlah perusahaan terkemuka seperti PT Astra Inti Tbk (Agribisnis), PT Telkom (UKM), PT Nicholas (Supplier), PT Graficteindo (Koperasi), Yayasan SBB (Entrepreneur), FXU (Konsultan), dan lainnya.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com