Minute Taking Excellence

Kemampuan mencatat rapat secara efektif merupakan penopang utama dalam tata kelola organisasi. Notulen yang akurat tidak sekadar menjadi dokumen administratif, tetapi berfungsi sebagai bukti keputusan, acuan tindak lanjut, dan bahan evaluasi manajemen. Banyak organisasi menghadapi tantangan berupa notulen yang tidak lengkap, tidak konsisten, dan tidak mencerminkan jalannya rapat secara tepat. Kondisi ini sering berujung pada kesalahan komunikasi, pelaksanaan keputusan yang tidak selaras, dan lemahnya proses akuntabilitas.

Pelatihan Minute Taking Excellence hadir untuk memberikan pemahaman menyeluruh mengenai cara kerja pencatatan rapat yang efektif. Program ini membimbing peserta memahami struktur, teknik mendengarkan aktif, pemilihan informasi yang relevan, hingga format profesional yang digunakan di lingkungan korporasi modern. Selain memperkuat pengetahuan dasar, pelatihan ini menanamkan keterampilan praktis agar peserta mampu mengelola notulen dengan percaya diri, mulai dari persiapan rapat, proses pencatatan, hingga penyusunan dan distribusi dokumen.

Melalui pendekatan yang sistematis, peserta diajak memahami nilai strategis notulen berkualitas bagi organisasi. Penerapan standar pencatatan yang konsisten pada akhirnya akan meningkatkan efektivitas rapat, memperkuat tata kelola, dan memastikan setiap keputusan dapat diimplementasikan secara akurat.

• Penyelenggara : Urways Indonesia Corpora
• Durasi : 2 Hari Intensif
• Waktu : 09.00 – 17.00 WIB
• Lokasi : Hotel Sapphire Sky BSD, BSD City, Tangerang
• Instruktur : Bohman J. Siloen

Sasaran Peserta

• Corporate Secretary

• Executive Assistant / Personal Assistant

• Staff administrasi

• Notulis rapat tim, proyek, atau komite

• Profesional yang bertanggung jawab atas dokumentasi rapat manajemen atau dewan

Tujuan Pelatihan

• Memahami prinsip dasar Minute Taking Excellence.

• Menguasai teknik persiapan sebelum rapat.

• Mampu menangkap dan memilah informasi yang relevan.

• Menyusun notulen profesional dengan struktur jelas.

• Mengelola tindak lanjut keputusan rapat secara efektif.

Outline Materi Pelatihan

Hari Pertama

Sesi 1: Peran Strategis Minute Taking Excellence dalam Organisasi

Sesi pembuka ini memberikan pemahaman mengapa pencatatan rapat merupakan bagian penting dari tata kelola dan komunikasi manajerial.

• Fungsi notulen sebagai dokumen keputusan

• Komponen penting administrasi rapat

• Risiko organisasi akibat pencatatan yang tidak akurat

• Standar profesional pencatatan rapat

Sesi 2: Persiapan Rapat untuk Notulen yang Efektif

Sesi ini mengarahkan peserta memahami tahapan persiapan sebelum rapat berlangsung.

• Analisis agenda rapat

• Identifikasi peserta dan struktur rapat

• Persiapan template dan tools pencatatan

• Teknik membaca latar belakang isu rapat

Sesi 3: Teknik Mendengarkan Aktif dan Pengambilan Informasi Penting

Materi berlanjut dengan fokus pada keterampilan menangkap inti pembahasan.

• Teknik mendengarkan aktif

• Cara memilah informasi penting dan tidak penting

• Menangkap keputusan, instruksi, dan penugasan

• Pembeda antara diskusi dan keputusan

Sesi 4: Struktur dan Format Minute Taking yang Profesional

Sesi ini memperkenalkan struktur notulen yang digunakan dalam berbagai jenis rapat.

• Format notulen formal, semi-formal, dan eksekutif

• Rumusan keputusan dan action items

• Konsistensi bahasa dan terminologi

• Contoh template notulen

Hari Kedua

Sesi 5: Teknik Penulisan Notulen yang Ringkas dan Padat

Sesi ini membantu peserta mengolah catatan mentah menjadi dokumen yang rapi dan jelas.

• Teknik merangkum secara akurat

• Bahasa yang obyektif dan tidak bias

• Penulisan kronologis dan tematik

• Penghindaran jargon yang tidak perlu

Sesi 6: Managing Follow-Up dan Dokumentasi Keputusan

Pembahasan masuk pada tahap pasca-rapat, yaitu memastikan tindak lanjut jelas dan terdokumentasi.

• Penyusunan action log

• Pembagian tanggung jawab tindak lanjut

• Penyimpanan dan manajemen arsip notulen

• Distribusi dokumen sesuai protokol perusahaan

Sesi 7: Simulasi Pencatatan Rapat

Peserta mulai menerapkan seluruh keterampilan yang telah dipelajari.

• Simulasi mendengarkan rapat (video/audio)

• Pengambilan poin inti secara real time

• Penyusunan draft notulen

• Review hasil dan perbaikan

Sesi 8: Penyusunan Notulen Tingkat Lanjut untuk Rapat Manajemen

Sesi penutup memperkenalkan pendekatan profesional untuk rapat tingkat tinggi seperti rapat direksi atau komite.

• Format keputusan strategis

• Teknik menghadapi diskusi cepat dan kompleks

• Penyajian ringkasan eksekutif

• Menjaga kerahasiaan dokumen

Outcome Pelatihan

Peserta akan mampu:

• Memahami prinsip Minute Taking Excellence secara komprehensif

• Menghasilkan notulen rapat yang rapi, akurat, dan profesional

• Menangkap keputusan serta tindak lanjut secara tepat

• Mengelola dokumentasi rapat sesuai standar tata kelola perusahaan

• Menyusun notulen untuk rapat manajemen dan rapat strategis

Metode Pelatihan

• Presentasi interaktif

• Latihan pencatatan langsung

• Simulasi audio/video

• Studi kasus

• Review dan coaching penulisan

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Bohman J. Siloen adalah seorang trainer berpengalaman yang dikenal dengan pendekatan pelatihan yang praktis, aplikatif, dan mudah dipahami peserta. Ia mengutamakan metode penyampaian materi yang tidak hanya menjelaskan konsep, tetapi sekaligus memastikan peserta mampu mengimplementasikannya dalam pekerjaan sehari-hari. Memulai kariernya sebagai HRD Manager (2002–2009) dan Corporate Secretary (1993–1995), Bohman kemudian melanjutkan perjalanannya sebagai Direktur PT Delvina Florindo serta Direktur Surfers Jasa Rekatama. Kombinasi pengalaman korporat dan praktisi lapangan membuatnya memiliki pemahaman menyeluruh terhadap dinamika organisasi dan kebutuhan pengembangan SDM.

Bohman memiliki latar belakang pendidikan Sarjana Biologi Lingkungan dari Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), gelar Magister Manajemen bidang Marketing Management dari STIE IPWI, serta Doktor Entrepreneur dari universitas luar negeri. Keberagaman disiplin ini memperkaya perspektifnya dalam merancang program pelatihan yang strategis dan kontekstual. Dalam dunia pelatihan, ia menguasai berbagai bidang kompetensi, antara lain: interview & assessment skills, motivasi kerja, negosiasi, leadership, komunikasi bisnis, produktivitas personal, dan pengembangan sistem SDM. Ia juga menjadi fasilitator untuk Program Pensiun di sejumlah perusahaan terkemuka seperti PT Astra Inti Tbk (Agribisnis), PT Telkom (UKM), PT Nicholas (Supplier), PT Graficteindo (Koperasi), Yayasan SBB (Entrepreneur), FXU (Konsultan), dan lainnya.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com