Corporate Event Protocols

Perusahaan modern membutuhkan acara yang tertata, seragam, dan profesional demi menjaga reputasi serta kredibilitas di mata publik. Acara yang tidak terkelola dengan baik berisiko menciptakan ketidakteraturan, salah komunikasi, dan kesan negatif terhadap perusahaan. Karena itu, setiap Corporate Secretary memerlukan keterampilan protokoler yang kuat agar setiap rangkaian acara berjalan sesuai standar resmi perusahaan.

Pelatihan Corporate Event Protocols membantu peserta memahami arti penting protokol dalam membangun kepercayaan publik dan kenyamanan bagi tamu eksekutif. Melalui pembahasan kerangka kerja, perencanaan protokoler, penataan tata tempat, alur kehadiran, hingga komunikasi dengan stakeholder, peserta dilatih untuk mengelola acara dengan ketelitian tinggi. Program ini juga mengombinasikan teori, studi kasus, dan simulasi sehingga Corporate Secretary mampu mempraktikkan keprotokolan secara konsisten dan adaptif di berbagai jenis acara perusahaan.

Dengan pemahaman protokol yang baik, peserta mampu merancang pengalaman acara yang sesuai standar korporasi, menjaga kehormatan tamu VIP, serta memastikan seluruh detail teknis dan ceremonial berjalan sinkron. Pelatihan ini menjadi fondasi penting bagi Corporate Secretary dalam mendukung tata kelola perusahaan dan menjaga profesionalisme acara perusahaan.

Tujuan Pelatihan

• Memahami prinsip dasar dan fungsi protokol acara perusahaan.

• Mampu menyusun alur protokoler yang tertib dan profesional.

• Menguasai tata tempat, tata ruang, tata penghormatan, dan tata urutan acara.

• Memahami teknik penanganan VIP, VVIP, dan pejabat pemerintah.

• Meningkatkan keterampilan koordinasi dan komunikasi lintas unit dalam acara perusahaan.

Sasaran Peserta

• Corporate Secretary

• Executive Assistant

• Protocol Officer

• Corporate Communication

• PIC acara atau seremonial perusahaan

Outline Materi

Hari Pertama

Sesi 1: Prinsip Dasar Corporate Event Protocols

Sesi pembuka memberikan gambaran menyeluruh tentang konsep protokoler dan bagaimana perannya menjadi elemen strategis dalam reputasi korporasi.

• Fungsi protokol dalam organisasi

• Ruang lingkup keprotokolan acara perusahaan

• Perbedaan event protocol vs event management

• Prinsip kejelasan, urutan, dan kehormatan dalam protokol

Sesi 2: Perencanaan Protokol Acara Korporat

Materi ini menekankan pentingnya tahapan perencanaan protokoler agar setiap detail acara dapat dikendalikan secara sistematis.

• Struktur rencana protokoler

• Penyusunan flow acara resmi

• Penetapan prioritas dan jalur kehadiran tamu

• Penentuan penanggung jawab protokol

Sesi 3: Tata Tempat, Tata Ruang, dan Tata Upacara

Sesi ini mengajak peserta memahami penyusunan ruang dan posisi tamu sebagai elemen inti dalam protokol perusahaan.

• Prinsip tata tempat berdasarkan hierarki

• Penataan seating plan VIP dan VVIP

• Tata ruang sesuai standar korporasi

• Tata urutan upacara dan ceremonial perusahaan

Sesi 4: Penanganan Tamu Resmi

Pada bagian penutup hari pertama, peserta mempelajari teknik mengelola tamu penting dengan akurat dan penuh kehati-hatian.

• Etika penyambutan tamu kehormatan

• Protokol kehadiran pejabat dan mitra strategis

• Briefing petugas penyambutan

• SOP penanganan perubahan mendadak

Hari Kedua

Sesi 5: Koordinasi Protokol di Lapangan

Di hari kedua akan membahas cara mengintegrasikan protokol dengan seluruh unit acara agar eksekusi hari-H berjalan tanpa gangguan.

• Koordinasi dengan tim internal dan vendor

• Penempatan petugas protokol

• Pengendalian waktu dan ritme acara

• Manajemen alur perpindahan tamu

Sesi 6: Komunikasi Protokoler dan Penyusunan Briefing

Materi ini berfokus pada bagaimana Corporate Secretary menyampaikan instruksi protokol secara jelas kepada seluruh pihak pendukung acara.

• Format briefing protokol

• Bahasa komunikasi protokoler

• Penyampaian instruksi kepada MC, LO, dan tim operasional

• Pengelolaan pesan penting selama acara

Sesi 7: Protokol untuk Berbagai Jenis Acara Korporasi

Bagian ini memperlihatkan penerapan protokol pada format acara yang berbeda sesuai kebutuhan perusahaan.

• Protokol acara internal

• Protokol acara eksternal dan public-facing

• Protokol webinar atau acara hybrid

• Studi kasus acara perusahaan

Sesi 8: Simulasi Protokol Acara Korporasi

Sesi terakhir memberikan pengalaman praktik langsung agar peserta mampu mengintegrasikan seluruh pengetahuan yang diperoleh.

• Simulasi penyusunan flow protokoler

• Simulasi penyambutan tamu

• Simulasi pengaturan seating plan

• Penyusunan rencana aksi peserta

Outcome Pelatihan

Setelah mengikuti program, peserta mampu:

• Menyusun protokol acara perusahaan sesuai standar profesional.

• Mengelola tamu VIP dan VVIP dengan etika dan ketepatan proses.

• Mengatur alur acara, ruang, dan tata tempat secara presisi.

• Berkomunikasi sebagai pengarah protokol yang jelas dan kredibel.

• Mengorkestrasi seluruh elemen acara dengan tingkat akurasi tinggi.

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Yani Hendrayani, Ph.D – merupakan praktisi sekaligus akademisi di bidang komunikasi, leadership, dan public speaking. Ia dikenal karena kemampuannya menggabungkan ketajaman analisis akademik dengan pendekatan pelatihan yang aplikatif . Pengalamannya mengajar di perguruan tinggi memperkuat keahliannya dalam membangun kerangka berpikir strategis, sementara keterlibatannya sebagai trainer di berbagai institusi membuatnya terampil menerjemahkan teori menjadi praktik yang relevan untuk kebutuhan profesional masa kini. Ia banyak menangani topik seperti public relations / kehumasan, komunikasi interpersonal, professional grooming, serta public speaking untuk pengembangan kapasitas individu agar mampu tampil percaya diri, persuasif, dan berpengaruh. Dengan reputasi sebagai pengajar yang sistematis, reflektif, dan komunikatif, ia terus berkontribusi dalam pengembangan talenta profesional melalui riset, publikasi ilmiah, serta berbagai program pelatihan berskala nasional.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com