Corporate Event Management Training

Dalam ekosistem komunikasi korporasi modern, kemampuan mengelola acara perusahaan secara profesional menjadi kebutuhan penting bagi organisasi. Selain itu, perusahaan perlu memastikan setiap acara mampu memproyeksikan identitas dan reputasi secara konsisten. Di sisi lain, tuntutan terhadap kualitas acara semakin meningkat seiring berkembangnya kebutuhan komunikasi korporasi. Oleh karena itu, Corporate Event Management Training dirancang untuk memberikan pemahaman menyeluruh tentang bagaimana acara dapat menjadi alat strategis dalam memperkuat hubungan perusahaan dengan berbagai pemangku kepentingan.

Melalui pelatihan ini, peserta mempelajari langkah-langkah perencanaan acara secara sistematis. Selanjutnya, peserta diperkenalkan pada metode koordinasi, manajemen vendor, dan pengendalian risiko yang relevan dengan kebutuhan acara korporasi modern. Selain itu, pelatihan ini menghubungkan pemahaman konseptual dengan praktik lapangan melalui contoh kasus yang mudah diterapkan. Dengan pendekatan tersebut, peserta memperoleh kerangka kerja yang dapat digunakan untuk mengelola acara secara lebih profesional.

Untuk membuka pelatihan, peserta diajak memahami perubahan lanskap manajemen acara di lingkungan korporasi. Selain itu, sesi ini menjelaskan bagaimana acara dapat berfungsi sebagai alat komunikasi strategis yang memperkuat hubungan perusahaan dengan audiens internal dan eksternal. Kemudian, peserta diperkenalkan pada berbagai jenis acara korporasi yang lazim digunakan dalam aktivitas bisnis. Dengan alur tersebut, peserta mendapatkan fondasi awal sebelum memasuki sesi perencanaan teknis.

• Penyelenggara : Urways Indonesia Corpora
• Durasi : 2 Hari Intensif
• Waktu : 09.00 – 17.00 WIB
• Lokasi : Hotel Sapphire Sky BSD, BSD City, Tangerang
• Instruktur : Ujang Rusdianto, S.I.Kom, M.IKOM

Sasaran Peserta

Pelatihan ini ditujukan bagi:

• Tim Corporate Communication, PR, HR, Marketing, dan General Affairs.
• Event handler internal yang mengelola aktivitas perusahaan.
• Supervisor hingga manajer yang bertanggung jawab terhadap program korporasi.
• Profesional yang ingin meningkatkan kompetensi dalam manajemen acara perusahaan.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

• Memahami struktur kerja event korporasi dari tahap perencanaan hingga evaluasi.
• Merancang konsep acara yang relevan dengan pesan strategis perusahaan.
• Mengelola vendor, anggaran, dan kebutuhan teknis dengan pendekatan profesional.
• Menangani dinamika lapangan serta risiko operasional yang muncul.
• Melakukan evaluasi acara dengan pendekatan data dan metrik keberhasilan.

Outline Pelatihan

Hari Pertama – Fondasi, Perencanaan, dan Kesiapan Acara Korporasi

Sesi 1: Memahami Peran Corporate Event Management dalam Komunikasi Modern

Sesi ini membuka wawasan peserta mengenai peran acara dalam membangun komunikasi korporasi. Selain itu, peserta melihat bagaimana desain acara berpengaruh terhadap citra perusahaan. Dengan pemahaman tersebut, peserta dapat melihat acara sebagai bagian dari strategi reputasi organisasi.

• Fungsi acara dalam komunikasi perusahaan

• Tren event internal dan eksternal

• Jenis acara dan karakteristik utamanya

• Keterkaitan identitas perusahaan dengan desain acara

• Contoh praktik event yang efektif

Sesi 2: Struktur Perencanaan dan Kerangka Acara Korporasi

Sesi ini memberikan gambaran singkat tentang bagaimana menyusun kerangka acara secara sistematis. Selanjutnya, peserta mempelajari unsur-unsur penting dalam perencanaan agar kegiatan berjalan terarah dan sesuai tujuan komunikasi.

• Penetapan tujuan dan segmentasi audiens

• Penyusunan konsep, tema, dan pesan inti

• Pengembangan program dan alur acara

• Kebutuhan logistik serta koordinasi teknis

• Template dasar perencanaan acara

Sesi 3: Budgeting, Vendor Management, dan Standard Procurement

Sesi ini membantu peserta memahami dasar pengelolaan anggaran dan pengadaan vendor. Selain itu, peserta diperkenalkan pada teknik negosiasi dan dokumentasi agar proses procurement berjalan efektif.

• Kategori biaya event

• Penyusunan estimasi anggaran realistis

• Teknik pemilihan vendor

• Negosiasi dan kesepakatan layanan

• Administrasi dan dokumentasi procurement

Sesi 4: Risk Management dan Quality Control Acara Korporasi

Sesi ini menjelaskan cara mengidentifikasi risiko dan menjaga kualitas pelaksanaan acara. Dengan pendekatan ini, peserta mampu memitigasi kendala yang mungkin muncul sebelum dan saat acara berlangsung.

• Identifikasi risiko operasional dan reputasi

• Penyusunan mitigasi dan rencana cadangan

• Prosedur keamanan dan respons darurat

• Simulasi kendala lapangan

• Evaluasi kesiapan tim

Hari Kedua – Implementasi, Koordinasi Lapangan, dan Evaluasi Acara

Sesi 5: Eksekusi Lapangan dan Koordinasi Tim Event

Sesi ini menekankan pentingnya koordinasi selama acara berlangsung. Selain itu, peserta memahami struktur komando dan pola kerja tim agar pelaksanaan berjalan lancar.

• Struktur komando pelaksana

• Briefing dan koordinasi teknis

• Monitoring kesiapan lapangan

• Penanganan kendala saat hari-H

• Contoh alur pelaksanaan

Sesi 6: Protokol Korporasi dan Interaksi dengan Stakeholder

Sesi ini membahas standar komunikasi pada acara yang melibatkan tamu penting. Melalui sesi ini, peserta memahami etika dan protokol yang mendukung reputasi perusahaan.

• Komunikasi internal dan eksternal

• Penanganan tamu VIP

• Penyusunan key messages

• Protokol perusahaan

• Pengelolaan reputasi selama acara

Sesi 7: Membangun Participant Experience yang Konsisten

Sesi ini memberikan panduan menciptakan pengalaman yang mendukung kesan acara secara keseluruhan. Selain itu, peserta mempelajari cara menggabungkan kreativitas dan profesionalitas.

• Prinsip participant journey

• Elemen pembentuk pengalaman acara

• Integrasi kreativitas dalam event

• Teknologi interaktif pendukung acara

• Latihan desain pengalaman peserta

Sesi 8: Evaluasi, Monitoring, dan Laporan Pasca-Event

Sesi ini menyajikan cara melakukan evaluasi terstruktur dan menyusun laporan pasca-acara. Dengan cara ini, peserta dapat memberikan rekomendasi yang relevan bagi kegiatan selanjutnya.

• Indikator keberhasilan acara

• Pengumpulan dan analisis data

• Evaluasi teknis dan non-teknis

• Penyusunan laporan formal

• Rekomendasi tindak lanjut

Outcome Pelatihan

Setelah menyelesaikan pelatihan ini, peserta akan mampu:

• Menyusun perencanaan acara secara sistematis dan terukur.
• Mengelola anggaran dan vendor dengan standar profesional.
• Melaksanakan acara dengan koordinasi tim yang solid dan efektif.
• Mengukur keberhasilan acara berdasarkan data dan indikator yang jelas.
• Menghasilkan laporan pasca-event yang komprehensif dan strategis.

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.
• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.
• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.
• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur

Pelatihan ini dipandu oleh Ujang Rusdianto, S.I.Kom, M.IKOM — praktisi dan konsultan komunikasi korporasi dengan pengalaman lebih dari 10 tahun di perusahaan BUMN, Tbk, dan multinasional.
Ia juga merupakan dosen Strategic Communication di Universitas Multimedia Nusantara, penulis buku-buku komunikasi yang diterbitkan oleh Gramedia Digital, dan corporate trainer tersertifikasi nasional.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com