Effective Meeting Governance

Di banyak organisasi, rapat sering berlangsung lama namun tidak menghasilkan keputusan yang jelas. Ketidakteraturan agenda, dokumen pendukung yang tidak lengkap, hingga proses diskusi yang kurang terarah menyebabkan rapat menjadi beban, bukan alat penggerak organisasi. Tata kelola rapat yang baik diperlukan agar setiap pertemuan mampu menghasilkan keputusan yang dapat dieksekusi dan mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Pelatihan Effective Meeting Governance memberikan pendekatan menyeluruh mengenai bagaimana rapat direncanakan, dijalankan, dan ditindaklanjuti. Peserta mempelajari bagaimana menyusun agenda strategis, memastikan kehadiran pihak yang tepat, menavigasi diskusi, serta menjaga akuntabilitas keputusan. Program ini juga mengajarkan teknik dokumentasi rapat agar risalah, notulen, dan action item tercatat rapi dan konsisten.

Dengan sistem rapat yang tertata, perusahaan dapat meningkatkan efektivitas waktu, mengurangi miskomunikasi, serta mempercepat proses pengambilan keputusan. Pelatihan ini sangat relevan bagi organisasi yang ingin memperkuat budaya eksekusi dan akuntabilitas.

• Penyelenggara : Urways Indonesia Corpora
• Durasi : 2 Hari Intensif
• Waktu : 09.00 – 17.00 WIB
• Lokasi : Hotel Sapphire Sky BSD, BSD City, Tangerang
• Instruktur : Bohman J. Siloen

Tujuan Pelatihan

• Memahami konsep inti Effective Meeting Governance.

• Menyusun agenda rapat yang strategis dan terarah.

• Mengelola proses rapat agar berjalan efisien dan produktif.

• Menghasilkan dokumentasi rapat yang akurat dan dapat ditindaklanjuti.

• Mengembangkan mekanisme akuntabilitas dan tindak lanjut keputusan.

Sasaran Peserta

• Corporate Secretary

• Manajer dan Supervisor

• Project Manager

• Executive Assistant

• Profesional yang terlibat dalam penyelenggaraan rapat

Outline Materi

Hari Pertama

Sesi 1: Konsep Tata Kelola Rapat

Sesi pertama memberikan pemahaman fundamental mengenai pentingnya tata kelola rapat.

• Definisi meeting governance

• Prinsip efektivitas dan akuntabilitas rapat

• Jenis-jenis rapat korporasi

• Standar organisasi dalam tata kelola rapat

Sesi 2: Perencanaan Rapat dan Agenda

Pada sesi kedua ini peserta akan diajarkan memahami bagaimana penetapan agenda.

• Struktur agenda efektif

• Penentuan tujuan rapat

• Seleksi peserta rapat yang relevan

• Penyusunan materi pendukung

Sesi 3: Pengelolaan Rapat

Sesi ini trainer akan memandu proses diskusi dalam rapat agar tertib dan fokus pada pemecahan masalah.

• Teknik memandu diskusi

• Pengaturan waktu (timeboxing)

• Mengelola dinamika partisipan

• Menangani penyimpangan topik

Sesi 4: Governance Tools untuk Mendukung Proses Rapat

Untuk menutup hari pertama, peserta mempelajari alat bantu yang membantu menjaga rapat tetap terstruktur.

• Template agenda dan daftar hadir

• Mekanisme pre-read dan briefing

• Checklist kesiapan rapat

• Peran Corporate Secretary sebagai pengawal governance

Hari Kedua

Sesi 5: Pelaksanaan Rapat yang Terkendali dan Efisien

Hari kedua dibuka dengan teknik menjalankan rapat agar setiap menit digunakan secara produktif.

• Pembukaan rapat yang jelas

• Penyelarasan tujuan

• Menjaga alur diskusi

• Mengarahkan rapat menuju keputusan

Sesi 6: Teknik Notulensi dan Dokumentasi Rapat

Pada sesi ini fokus pada proses pencatatan keputusan yang rapi sehingga dapat ditindaklanjuti dengan akurat.

• Struktur risalah dan notulen

• Pencatatan action items

• Terminologi dalam notulensi profesional

• Validasi notulen sebelum disirkulasikan

Sesi 7: Follow-Up, Monitoring, dan Accountability Tracking

Bagian ini memperlihatkan bagaimana tindak lanjut menjadi bagian paling krusial dalam keberhasilan rapat.

• Penyusunan matriks tindak lanjut

• Monitoring progress keputusan

• Mekanisme pelaporan status tindakan

• Penguatan budaya akuntabilitas

Sesi 8: Simulasi Meeting Governance dan Rencana Implementasi

Sesi akhir memberi kesempatan bagi peserta untuk menerapkan seluruh teknik secara terintegrasi.

• Simulasi membuka dan memimpin rapat

• Simulasi pencatatan keputusan

• Penyusunan rencana implementasi meeting governance

• Umpan balik penguatan kompetensi

Outcome Pelatihan

Setelah mengikuti program ini, peserta akan mampu:

• Mengelola rapat secara efisien dan terstruktur.

• Memimpin dan memandu diskusi agar lebih fokus.

• Menyusun dokumentasi rapat secara profesional.

• Menjaga akuntabilitas tindak lanjut keputusan.

• Berperan aktif dalam meningkatkan tata kelola rapat organisasi.

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting room di Hotel Sapphire Sky BSD dengan suasana profesional dan nyaman.

• Lunch dan coffee break selama dua hari pelatihan.

• Modul dan sertifikat pelatihan resmi dari UrWays Indonesia Corpora.

• Training kits dan souvenir eksklusif sebagai penunjang kegiatan pembelajaran.

* Fasilitas Online : Zoom, Record, E-modul, sertifikat.

Instruktur Pelatihan

Bohman J. Siloen adalah seorang trainer berpengalaman yang dikenal dengan pendekatan pelatihan yang praktis, aplikatif, dan mudah dipahami peserta. Ia mengutamakan metode penyampaian materi yang tidak hanya menjelaskan konsep, tetapi sekaligus memastikan peserta mampu mengimplementasikannya dalam pekerjaan sehari-hari. Memulai kariernya sebagai HRD Manager (2002–2009) dan Corporate Secretary (1993–1995), Bohman kemudian melanjutkan perjalanannya sebagai Direktur PT Delvina Florindo serta Direktur Surfers Jasa Rekatama. Kombinasi pengalaman korporat dan praktisi lapangan membuatnya memiliki pemahaman menyeluruh terhadap dinamika organisasi dan kebutuhan pengembangan SDM.

Bohman memiliki latar belakang pendidikan Sarjana Biologi Lingkungan dari Universitas Jenderal Soedirman (UNSOED), gelar Magister Manajemen bidang Marketing Management dari STIE IPWI, serta Doktor Entrepreneur dari universitas luar negeri. Keberagaman disiplin ini memperkaya perspektifnya dalam merancang program pelatihan yang strategis dan kontekstual. Dalam dunia pelatihan, ia menguasai berbagai bidang kompetensi, antara lain: interview & assessment skills, motivasi kerja, negosiasi, leadership, komunikasi bisnis, produktivitas personal, dan pengembangan sistem SDM. Ia juga menjadi fasilitator untuk Program Pensiun di sejumlah perusahaan terkemuka seperti PT Astra Inti Tbk (Agribisnis), PT Telkom (UKM), PT Nicholas (Supplier), PT Graficteindo (Koperasi), Yayasan SBB (Entrepreneur), FXU (Konsultan), dan lainnya.

Informasi dan Pendaftaran

Urways Learning Center
Ruko Layan R8, Villa Rizki Insaani, Jl. H. Samaun, Pagedangan, Kab. Tangerang, Banten 15810
Website: www.urways-indonesia.co.id
Kontak: +62 819 1534 6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com