Public Relations for Secretary

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Sekretaris memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran komunikasi antara pimpinan, karyawan, klien, mitra bisnis, dan pemangku kepentingan lainnya. Dalam menjalankan tugas tersebut, sekretaris perlu memahami etika komunikasi profesional, membangun hubungan kerja yang positif, serta menyampaikan informasi secara akurat dan sesuai dengan kepentingan organisasi. Kemampuan tersebut semakin penting ketika sekretaris mewakili pimpinan dalam komunikasi bisnis, menerima tamu perusahaan, mengelola korespondensi, dan berkoordinasi dengan pihak eksternal.

Melalui pelatihan Public Relations for Secretary, peserta mempelajari prinsip dasar public relations (PR), komunikasi interpersonal, etika pelayanan profesional, pengelolaan hubungan dengan pemangku kepentingan, serta teknik komunikasi yang mendukung reputasi perusahaan. Selanjutnya, peserta berlatih menangani pertanyaan dan keluhan, mengelola informasi sensitif, serta berkomunikasi secara tepat dalam situasi formal maupun situasi yang membutuhkan respons cepat.

Dengan demikian, peserta dapat meningkatkan profesionalisme dalam menjalankan fungsi kesekretariatan, memperkuat kualitas hubungan bisnis, dan mendukung citra positif perusahaan melalui komunikasi yang konsisten, responsif, dan berorientasi pada kebutuhan pemangku kepentingan.

Sasaran dan Tujuan Pelatihan

Sasaran Peserta

• Sekretaris direksi dan sekretaris eksekutif.

• Sekretaris perusahaan dan sekretaris departemen.

• Personal assistant dan executive assistant.

• Staf administrasi yang berinteraksi dengan klien dan mitra bisnis.

• Front office dan staf layanan perusahaan.

• Staf yang bertanggung jawab atas penerimaan tamu, korespondensi, dan komunikasi eksternal.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan konsep dasar PR dan perannya dalam membangun reputasi perusahaan.

• Memahami kontribusi sekretaris dalam mendukung komunikasi korporat.

• Menerapkan etika komunikasi profesional ketika berinteraksi dengan pimpinan, klien, dan mitra bisnis.

• Menggunakan teknik komunikasi verbal, nonverbal, dan tertulis sesuai konteks profesional.

• Mengelola penerimaan tamu, komunikasi telepon, korespondensi, dan pertemuan bisnis secara profesional.

• Membangun hubungan kerja yang positif dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal.

• Menangani pertanyaan, keluhan, dan situasi komunikasi yang sensitif secara tepat.

• Menjaga kerahasiaan informasi serta memahami batas kewenangan dalam menyampaikan informasi perusahaan.

• Mendukung pembentukan citra positif organisasi melalui perilaku dan layanan profesional.

Outline Materi yang Dibahas

Hari Pertama — Fundamental Public Relations & Professional Communication

Konsep Dasar Public Relations untuk Sekretaris

• Pengertian, fungsi, dan tujuan public relations dalam organisasi.

• Peran PR dalam membangun citra, reputasi, dan kepercayaan.

• Perbedaan komunikasi internal, komunikasi eksternal, dan komunikasi korporat.

• Peran sekretaris sebagai penghubung komunikasi antara pimpinan dan pemangku kepentingan.

• Hubungan antara kualitas layanan, pengalaman pihak eksternal, dan persepsi terhadap perusahaan.

• Etika profesional dalam menjalankan fungsi komunikasi.

• Studi kasus peran sekretaris dalam menjaga hubungan bisnis.

Komunikasi Interpersonal dan Etika Profesional

• Prinsip komunikasi interpersonal yang efektif.

• Teknik mendengarkan aktif dan mengajukan pertanyaan secara tepat.

• Penggunaan bahasa verbal dan nonverbal dalam interaksi profesional.

• Etika berkomunikasi dengan pimpinan, kolega, klien, dan mitra bisnis.

• Penyesuaian gaya komunikasi berdasarkan karakteristik lawan bicara.

• Pengelolaan emosi dan sikap profesional dalam situasi sulit.

• Teknik menyampaikan informasi secara jelas, sopan, dan akurat.

• Praktik komunikasi dalam berbagai situasi kerja.

Professional Image dan Corporate Etiquette

• Hubungan antara perilaku profesional dan citra perusahaan.

• Etika menerima dan mendampingi tamu perusahaan.

• Tata cara memperkenalkan pimpinan, kolega, dan mitra bisnis.

• Etika pertemuan formal dan interaksi lintas jabatan.

• Penampilan profesional dan bahasa tubuh dalam lingkungan kerja.

• Etika komunikasi melalui telepon, email, dan aplikasi pesan.

• Penerapan kerahasiaan dan kehati-hatian dalam komunikasi bisnis.

• Simulasi penerimaan tamu dan pendampingan pimpinan.

Business Correspondence dan Information Management

• Prinsip penyusunan email dan surat bisnis profesional.

• Struktur pesan yang jelas, ringkas, dan sesuai tujuan komunikasi.

• Pengelolaan undangan, konfirmasi pertemuan, dan tindak lanjut komunikasi.

• Teknik menyampaikan informasi sensitif secara tepat.

• Pengelolaan dokumen dan korespondensi dengan pihak internal maupun eksternal.

• Verifikasi informasi sebelum menyampaikan pesan atas nama pimpinan.

• Etika penggunaan media digital dalam komunikasi profesional.

• Praktik penyusunan korespondensi untuk kebutuhan bisnis.

Hari Kedua — Stakeholder Relations & Public Relations Practice

Stakeholder Relationship Management

• Identifikasi pemangku kepentingan internal dan eksternal.

• Pemahaman kebutuhan dan ekspektasi klien, mitra bisnis, dan tamu perusahaan.

• Teknik membangun hubungan profesional jangka panjang.

• Pengelolaan komunikasi dengan pihak yang memiliki kepentingan berbeda.

• Koordinasi lintas departemen untuk memastikan konsistensi informasi.

• Pengelolaan tindak lanjut komunikasi dan komitmen layanan.

• Penerapan sikap responsif dan berorientasi pada solusi.

• Studi kasus pengelolaan hubungan dengan pemangku kepentingan.

Customer Service dan Complaint Handling

• Prinsip layanan profesional dalam fungsi kesekretariatan.

• Teknik menerima pertanyaan, permintaan, dan keluhan.

• Identifikasi kebutuhan serta harapan pihak yang menyampaikan keluhan.

• Teknik komunikasi empatik tanpa mengabaikan prosedur perusahaan.

• Pengelolaan keluhan yang membutuhkan koordinasi dengan departemen lain.

• Penentuan prioritas dan eskalasi masalah kepada pihak berwenang.

• Penyusunan respons dan tindak lanjut yang profesional.

• Simulasi penanganan keluhan dari klien atau mitra bisnis.

Media Awareness dan Corporate Information Handling

• Pengenalan fungsi media dalam lingkungan bisnis.

• Pemahaman perbedaan informasi publik dan informasi internal.

• Prinsip komunikasi dengan wartawan atau perwakilan media.

• Prosedur penerimaan permintaan informasi dari pihak eksternal.

• Verifikasi informasi dan pencegahan penyampaian informasi yang tidak akurat.

• Pemahaman batas kewenangan sekretaris dalam memberikan pernyataan perusahaan.

• Koordinasi dengan fungsi PR atau Corporate Communication.

• Simulasi penerimaan pertanyaan media dan proses eskalasinya.

Reputation Management dan Communication Risk

• Faktor yang memengaruhi reputasi perusahaan.

• Peran perilaku dan kualitas komunikasi sekretaris dalam membentuk persepsi.

• Identifikasi risiko komunikasi dalam aktivitas kesekretariatan.

• Penanganan kesalahan komunikasi dan informasi yang tidak konsisten.

• Pengelolaan informasi rahasia dan dokumen sensitif.

• Respons awal terhadap situasi yang berpotensi menimbulkan masalah reputasi.

• Koordinasi dengan pimpinan dan unit Corporate Communication.

• Studi kasus komunikasi sensitif dan penyusunan langkah penanganan.