Project Communications Management Training

Tentang Program

Keberhasilan sebuah proyek tidak hanya ditentukan oleh perencanaan, anggaran, dan kemampuan teknis tim proyek. Komunikasi yang efektif menjadi faktor penting yang memengaruhi koordinasi tim, keterlibatan stakeholder, pengelolaan risiko, serta pengambilan keputusan selama siklus proyek berlangsung.

Banyak proyek mengalami keterlambatan, konflik, perubahan ruang lingkup, hingga penolakan stakeholder akibat komunikasi yang tidak terstruktur dan kurang terkelola dengan baik. Oleh karena itu, organisasi memerlukan pendekatan Project Communications Management yang mampu memastikan informasi penting tersampaikan kepada pihak yang tepat, pada waktu yang tepat, dan melalui saluran yang tepat.

Project Communications Management Training dirancang untuk membantu peserta mengembangkan strategi komunikasi proyek yang sistematis, terukur, dan selaras dengan tujuan proyek. Program ini membahas stakeholder communications, project reporting, project governance communications, issue communications, change communications, hingga komunikasi dalam situasi kritis yang sering muncul selama pelaksanaan proyek.

Pelatihan menggunakan studi kasus proyek, simulasi pengelolaan stakeholder, workshop penyusunan communication plan, dan diskusi berbasis pengalaman lapangan sehingga peserta memperoleh keterampilan yang dapat langsung diterapkan dalam pengelolaan proyek.

Sasaran Pelatihan

Pelatihan ini direkomendasikan untuk:

• Project Manager
• Project Coordinator
• Project Officer
• Program Manager
• PMO Officer
• Corporate Communication Officer
• Stakeholder Relations Officer
• Change Management Officer
• Business Analyst
• Engineering Project Leader
• Supervisor dan Manager yang terlibat dalam pengelolaan proyek
• Profesional yang bertanggung jawab terhadap komunikasi proyek dan stakeholder

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta mampu:

• Memahami peran Project Communications Management dalam mendukung keberhasilan proyek.
• Mengembangkan strategi komunikasi yang sesuai dengan kebutuhan stakeholder proyek.
• Mengelola komunikasi proyek, perubahan, dan isu yang muncul selama pelaksanaan proyek.
• Mengukur efektivitas komunikasi proyek untuk meningkatkan koordinasi dan pencapaian target proyek.

Outline Materi Project Communications Management

Hari 1 – Strategic Project Communications

Project Communications Management dan Keberhasilan Proyek

Materi pembelajaran:

• Peran komunikasi dalam siklus manajemen proyek
• Hubungan komunikasi dengan keberhasilan proyek
• Tantangan komunikasi dalam proyek lintas fungsi
• Project governance communications
• Best practices komunikasi proyek pada berbagai sektor industri

Studi kasus:

• Analisis proyek yang berhasil dan gagal dari perspektif komunikasi
• Faktor komunikasi yang memengaruhi pencapaian target proyek

Stakeholder Communications dan Stakeholder Engagement

Materi pembelajaran:

• Identifikasi stakeholder proyek
• Stakeholder influence dan interest analysis
• Menentukan kebutuhan informasi stakeholder
• Strategi stakeholder engagement selama proyek
• Mengelola ekspektasi stakeholder

Praktik workshop:

• Penyusunan stakeholder mapping proyek
• Analisis strategi komunikasi stakeholder

Output praktik:

• Project Stakeholder Mapping Matrix
• Stakeholder Communication Framework

Ice Breaking Session

Aktivitas interaktif untuk meningkatkan keterlibatan peserta dan memperkuat kolaborasi tim.

Developing Project Communication Plan

Materi pembelajaran:

• Menentukan tujuan komunikasi proyek
• Menyusun key messages proyek
• Menentukan saluran komunikasi yang efektif
• Komunikasi lintas fungsi dan lintas organisasi
• Menyusun communication governance dalam proyek

Studi kasus:

• Analisis communication plan pada proyek skala besar

Praktik workshop:

• Penyusunan project communication plan

Output praktik:

• Project Communication Plan Template

Project Reporting dan Executive Communications

Materi pembelajaran:

• Teknik menyusun laporan proyek yang efektif
• Executive reporting untuk manajemen
• Dashboard komunikasi proyek
• Menyampaikan progres proyek kepada stakeholder
• Komunikasi dalam pengambilan keputusan proyek

Praktik:

• Penyusunan executive project report

Output praktik:

• Executive Project Reporting Framework

Hari 2 – Issue, Change, dan Risk Communications

Review dan Insight Hari Pertama

• Refleksi pembelajaran
• Diskusi implementasi dalam proyek peserta
• Sharing pengalaman proyek

Project Issue Communications

Materi pembelajaran:

• Identifikasi isu proyek
• Strategi komunikasi dalam pengelolaan isu
• Prioritas komunikasi berdasarkan tingkat risiko
• Pengambilan keputusan berbasis komunikasi
• Komunikasi saat terjadi konflik proyek

Studi kasus:

• Analisis kasus isu proyek yang berdampak terhadap pencapaian target

Praktik workshop:

• Penyusunan issue communication strategy

Output praktik:

• Project Issue Management Matrix

Change Communications dalam Proyek

Materi pembelajaran:

• Komunikasi perubahan ruang lingkup proyek
• Mengelola resistensi terhadap perubahan
• Membangun dukungan stakeholder terhadap perubahan
• Change communication roadmap
• Komunikasi dalam proses transformasi proyek

Role Play:

• Simulasi komunikasi perubahan proyek
• Simulasi rapat stakeholder terkait perubahan proyek

Output praktik:

• Project Change Communication Framework

Ice Breaking dan Networking Session

Aktivitas kolaboratif untuk meningkatkan partisipasi peserta dan membangun jejaring profesional.

Risk Communications dan Crisis Response

Materi pembelajaran:

• Risk communications dalam proyek
• Mengkomunikasikan risiko kepada stakeholder
• Early warning communications
• Crisis communications dalam proyek
• Reputasi proyek dan organisasi

Studi kasus:

• Analisis proyek yang menghadapi risiko tinggi dan krisis operasional

Role Play:

• Simulasi komunikasi risiko proyek
• Simulasi penanganan situasi kritis proyek

Output praktik:

• Risk Communication Toolkit

Measuring Project Communications Effectiveness

Materi pembelajaran:

• KPI komunikasi proyek
• Stakeholder satisfaction measurement
• Evaluasi efektivitas komunikasi proyek
• Lessons learned communications
• Continuous improvement dalam komunikasi proyek

Praktik workshop:

• Penyusunan project communications dashboard

Output praktik:

• Project Communications Dashboard
• Project Communication Measurement Framework

Post-Test, Presentasi Kelompok, dan Dokumentasi

• Presentasi hasil workshop
• Post-test
• Evaluasi pelatihan
• Dokumentasi kegiatan

Outcome Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta akan memperoleh:

• Kemampuan menyusun strategi komunikasi proyek yang lebih sistematis dan terukur.
• Keterampilan mengelola komunikasi stakeholder selama siklus proyek.
• Kemampuan menyusun communication plan yang mendukung keberhasilan proyek.
• Keterampilan mengelola komunikasi perubahan, isu, dan risiko proyek.
• Kemampuan menyusun laporan dan dashboard komunikasi proyek.
• Framework, toolkit, dan template yang dapat langsung diterapkan dalam pengelolaan proyek.

Metode Pelatihan

• Presentasi interaktif
• Studi kasus proyek nasional dan internasional
• Diskusi kelompok
• Workshop dan praktik penyusunan strategi komunikasi proyek
• Role play dan simulasi stakeholder engagement
• Action learning
• Pre-test dan post-test

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting Room Hotel Amaris Mampang Prapatan Jakarta Selatan atau Hotel Amaris BSD Serpong Tangerang Selatan
• 2 Kali Coffee Break per Hari
• 1 Kali Lunch per Hari
• Sertifikat Pelatihan Fisik
• Modul Pelatihan
• Template dan Worksheet Praktis
• Dokumentasi Pelatihan
• Laporan Pelatihan untuk HR atau Perusahaan

Investasi Pelatihan

Public Training Jakarta

Lokasi pelatihan: Hotel Amaris Mampang Prapatan Jakarta Selatan

Rp5.950.000/peserta

Public Training Tangerang

Lokasi pelatihan: Hotel Amaris BSD Serpong Tangerang Selatan

Rp5.750.000/peserta

Promo Group Registration

Diskon 10% untuk pendaftaran grup minimal 3 peserta dari perusahaan yang sama.

Biaya Pelatihan Sudah Termasuk

• Materi dan modul pelatihan
• Sertifikat pelatihan fisik
• Konsumsi selama pelatihan
• Template dan worksheet praktik
• Dokumentasi kegiatan
• Laporan pelatihan untuk perusahaan

Informasi Pendaftaran

WhatsApp: 0819-1534-6688

Email: urwaysindonesia@gmail.com

Hubungi tim Urways Indonesia untuk mendapatkan informasi jadwal public training, in-house training, maupun corporate training yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.