Corporate Governance and Corporate Secretary Management

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Rapat bisnis menjadi sarana penting bagi perusahaan untuk menyampaikan informasi, membahas persoalan, mengambil keputusan, dan mengoordinasikan pekerjaan antarbagian. Namun, rapat yang tidak memiliki tujuan jelas, agenda terstruktur, dan pengelolaan waktu yang baik dapat menghambat produktivitas serta memperlambat pengambilan keputusan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan tenaga profesional yang mampu merencanakan, mengoordinasikan, memfasilitasi, dan mengevaluasi rapat secara sistematis.

Melalui pelatihan Business Meeting Planning & Management, peserta mempelajari cara menetapkan tujuan rapat, menyusun agenda, memilih peserta yang relevan, menyiapkan dokumen pendukung, serta mengatur kebutuhan teknis dan administratif. Selanjutnya, peserta mengembangkan keterampilan dalam mengelola diskusi, menjaga efektivitas waktu, mencatat keputusan, dan memastikan setiap hasil rapat memperoleh tindak lanjut yang jelas.

Dengan pendekatan studi kasus, diskusi, dan simulasi, peserta berlatih menangani berbagai situasi rapat bisnis, mulai dari rapat koordinasi rutin hingga rapat pengambilan keputusan. Hasilnya, peserta diharapkan mampu meningkatkan efektivitas rapat, memperkuat koordinasi kerja, dan memastikan setiap pertemuan menghasilkan keputusan serta rencana tindakan yang terukur.

Sasaran dan Tujuan Pelatihan

Sasaran Peserta

• Corporate Secretary dan sekretaris perusahaan.

• Executive Secretary dan Personal Assistant.

• Business Support dan staf administrasi.

• Staf administrasi Direksi dan manajemen.

• Office Manager dan General Affairs.

• Project Administrator dan Project Coordinator.

• Supervisor, manajer, serta profesional yang bertanggung jawab mengelola rapat bisnis.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

• Menentukan tujuan, ruang lingkup, dan hasil yang diharapkan dari rapat bisnis.

• Menyusun agenda rapat berdasarkan prioritas pembahasan dan kebutuhan peserta.

• Menyiapkan undangan, materi, dokumen, jadwal, dan fasilitas rapat.

• Mengelola rapat tatap muka, rapat virtual, dan rapat hibrida secara efektif.

• Menerapkan teknik komunikasi dan fasilitasi untuk menjaga diskusi tetap terarah.

• Mengelola perbedaan pendapat dan menangani diskusi yang tidak produktif.

• Menyusun risalah rapat, catatan keputusan, dan daftar tindak lanjut.

• Memantau pelaksanaan keputusan serta mengevaluasi efektivitas rapat.

Outline Materi yang Dibahas

Hari Pertama — Perencanaan dan Persiapan Rapat Bisnis

Fundamental Business Meeting Management

• Fungsi dan jenis rapat dalam lingkungan bisnis.

• Perbedaan rapat informatif, koordinatif, konsultatif, dan pengambilan keputusan.

• Identifikasi kebutuhan rapat dan alternatif penyelesaian tanpa rapat.

• Penetapan tujuan, keluaran, dan indikator keberhasilan rapat.

• Identifikasi peserta berdasarkan peran, kewenangan, dan kontribusi.

• Penentuan format rapat berdasarkan kebutuhan organisasi.

• Tantangan umum dalam pelaksanaan rapat dan strategi mengatasinya.

Perencanaan Agenda dan Jadwal Rapat

• Penyusunan agenda berdasarkan tujuan dan prioritas pembahasan.

• Penentuan urutan topik, alokasi waktu, dan target setiap sesi.

• Penyusunan jadwal serta koordinasi ketersediaan peserta.

• Pengiriman undangan dan konfirmasi kehadiran.

• Penentuan pimpinan rapat, moderator, pencatat, dan peserta pendukung.

• Persiapan bahan presentasi dan dokumen pengambilan keputusan.

• Pengelolaan perubahan jadwal dan agenda.

• Praktik menyusun agenda rapat bisnis yang efektif.

Administrasi dan Logistik Rapat

• Persiapan ruang rapat dan tata letak tempat duduk.

• Pengaturan perangkat presentasi, audio, video, dan konektivitas.

• Persiapan daftar hadir, materi, notula, dan dokumen pendukung.

• Pengelolaan konsumsi, akomodasi, serta kebutuhan peserta jika diperlukan.

• Koordinasi dengan vendor dan penyedia fasilitas rapat.

• Pengelolaan anggaran dan efisiensi biaya penyelenggaraan rapat.

• Pemeriksaan kesiapan teknis sebelum rapat dimulai.

• Penyusunan daftar periksa persiapan rapat.

Pengelolaan Rapat Virtual dan Hibrida

• Pemilihan platform rapat sesuai kebutuhan organisasi.

• Pengaturan akses peserta, tautan rapat, dan distribusi materi.

• Pengelolaan audio, video, presentasi, dan fitur kolaborasi.

• Penerapan etika komunikasi dalam rapat virtual.

• Pengaturan partisipasi peserta secara daring dan tatap muka.

• Penanganan gangguan teknis dan kendala komunikasi.

• Pengelolaan dokumentasi digital dan keamanan materi rapat.

• Simulasi persiapan rapat virtual dan hibrida.

Hari Kedua — Pelaksanaan, Dokumentasi, dan Evaluasi Rapat

Teknik Memimpin dan Memfasilitasi Rapat

• Pembukaan rapat, penyampaian tujuan, dan konfirmasi agenda.

• Pengelolaan waktu serta pengendalian alur diskusi.

• Teknik bertanya, mendengarkan aktif, dan mengklarifikasi pendapat.

• Mendorong partisipasi peserta secara proporsional.

• Mengelola perbedaan pendapat dan konflik dalam diskusi.

• Menangani peserta yang mendominasi pembicaraan.

• Mengarahkan diskusi menuju kesimpulan dan keputusan.

• Teknik menutup rapat dengan rangkuman hasil dan pembagian tanggung jawab.

Teknik Pengambilan Keputusan dalam Rapat

• Identifikasi masalah dan kebutuhan keputusan.

• Penyajian fakta serta informasi sebagai dasar pembahasan.

• Teknik membandingkan alternatif penyelesaian.

• Pengambilan keputusan melalui konsensus atau mekanisme yang disepakati.

• Klarifikasi kewenangan dan persetujuan keputusan.

• Pencatatan keputusan, alasan, dan konsekuensi pelaksanaannya.

• Penanganan isu yang belum memperoleh kesepakatan.

• Studi kasus pengambilan keputusan dalam rapat bisnis.

Penyusunan Risalah dan Dokumentasi Rapat

• Fungsi dan struktur risalah rapat atau meeting minutes.

• Perbedaan catatan diskusi, kesimpulan, dan keputusan formal.

• Teknik mencatat pembahasan secara objektif dan ringkas.

• Dokumentasi keputusan, penanggung jawab, dan tenggat waktu.

• Penyusunan daftar tindak lanjut atau action items.

• Proses pemeriksaan, persetujuan, dan distribusi risalah rapat.

• Pengarsipan serta pengendalian akses dokumen rapat.

• Praktik menyusun risalah berdasarkan simulasi rapat.

Monitoring Tindak Lanjut dan Evaluasi Efektivitas Rapat

• Penyusunan daftar pemantauan tindak lanjut keputusan.

• Penetapan penanggung jawab, tenggat waktu, dan status penyelesaian.

• Teknik pengingat dan koordinasi dengan pihak terkait.

• Penanganan keterlambatan serta hambatan pelaksanaan keputusan.

• Evaluasi pencapaian tujuan dan penggunaan waktu rapat.

• Pengukuran indikator efektivitas rapat.

• Identifikasi peluang perbaikan proses rapat.

• Penyusunan standar operasional prosedur rapat bisnis.