Communication for Secretary

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Sekretaris memiliki peran penting dalam menjaga kelancaran komunikasi antara pimpinan, karyawan, mitra bisnis, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya. Dalam menjalankan tugas tersebut, sekretaris perlu menyampaikan informasi secara akurat, mengelola korespondensi profesional, menangani komunikasi melalui telepon dan email, serta memastikan pesan tersampaikan kepada pihak yang tepat. Kesalahan dalam penyampaian informasi dapat menimbulkan kesalahpahaman, menghambat koordinasi, dan memengaruhi kualitas layanan administrasi perusahaan.

Melalui pelatihan Communication for Secretary, peserta mempelajari prinsip komunikasi bisnis, teknik komunikasi verbal dan tertulis, etika komunikasi profesional, serta strategi menghadapi berbagai karakter lawan bicara. Selain itu, peserta berlatih menangani telepon bisnis, menyusun email profesional, menerima tamu, menyampaikan pesan pimpinan, dan mengelola situasi komunikasi yang membutuhkan ketelitian serta kebijaksanaan.

Dengan demikian, peserta dapat meningkatkan kejelasan pesan, membangun hubungan kerja yang profesional, dan mendukung efektivitas koordinasi organisasi. Kompetensi tersebut membantu sekretaris menjalankan fungsi komunikasi secara lebih terarah, responsif, dan sesuai dengan standar perusahaan.

Sasaran dan Tujuan Pelatihan

Sasaran Peserta

• Sekretaris direksi dan sekretaris eksekutif.

• Personal assistant dan executive assistant.

• Sekretaris perusahaan dan sekretaris departemen.

• Staf administrasi dan tata usaha.

• Resepsionis dan petugas layanan perkantoran.

• Karyawan yang bertanggung jawab atas korespondensi dan komunikasi bisnis.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

• Memahami prinsip dan fungsi komunikasi dalam pekerjaan kesekretariatan.

• Menyesuaikan gaya komunikasi dengan tujuan, situasi, dan karakter lawan bicara.

• Menyampaikan informasi secara jelas, akurat, sopan, dan profesional.

• Menerapkan teknik komunikasi verbal, nonverbal, dan komunikasi tertulis.

• Menangani telepon bisnis, email, pesan, serta permintaan informasi secara efektif.

• Menyusun korespondensi bisnis sesuai standar komunikasi perusahaan.

• Mengelola komunikasi antara pimpinan, karyawan, tamu, dan mitra bisnis.

• Menerapkan teknik mendengarkan aktif, bertanya, dan mengklarifikasi informasi.

• Menangani keluhan, kesalahpahaman, dan situasi komunikasi yang sulit.

• Menjaga kerahasiaan informasi dan etika komunikasi profesional.

Outline Materi yang Dibahas

Hari Pertama — Business Communication Fundamentals

Konsep Dasar Komunikasi Profesional

• Pengertian, tujuan, dan fungsi komunikasi dalam pekerjaan sekretaris.

• Peran sekretaris sebagai penghubung komunikasi pimpinan dan organisasi.

• Unsur komunikasi dan proses penyampaian pesan.

• Hambatan komunikasi dan penyebab kesalahpahaman.

• Penyesuaian pesan berdasarkan tujuan, penerima, dan situasi.

• Etika, sikap profesional, dan tanggung jawab dalam berkomunikasi.

• Penerapan standar komunikasi dalam lingkungan perusahaan.

Komunikasi Verbal dan Nonverbal

• Teknik menyampaikan pesan secara ringkas dan terstruktur.

• Penggunaan intonasi, artikulasi, volume suara, dan tempo bicara.

• Bahasa tubuh, ekspresi wajah, dan kontak mata dalam komunikasi profesional.

• Teknik mendengarkan aktif dan memberikan respons yang tepat.

• Penggunaan pertanyaan untuk mengklarifikasi kebutuhan informasi.

• Penyesuaian gaya komunikasi terhadap karakter lawan bicara.

• Praktik komunikasi langsung dengan pimpinan dan mitra bisnis.

Business Correspondence dan Email Etiquette

• Prinsip korespondensi bisnis yang efektif dan profesional.

• Struktur email formal dan pemilihan subjek yang informatif.

• Teknik menyusun pesan, permintaan, konfirmasi, dan pengingat.

• Penggunaan bahasa yang sopan, jelas, dan tidak ambigu.

• Pengelolaan penerima email, tembusan, lampiran, dan tindak lanjut.

• Pemeriksaan ketepatan informasi sebelum mengirim pesan.

• Pengelolaan prioritas dan respons terhadap email masuk.

• Praktik menyusun dan memperbaiki email bisnis.

Telephone Handling dan Message Management

• Etika menerima dan melakukan panggilan telepon bisnis.

• Teknik membuka, mengarahkan, menahan, dan mengakhiri percakapan.

• Identifikasi penelepon dan verifikasi kebutuhan informasi.

• Teknik mencatat pesan secara akurat dan lengkap.

• Penanganan panggilan untuk pimpinan dan pengalihan telepon.

• Penyampaian pesan mendesak dan pengelolaan panggilan yang tidak dapat langsung ditangani.

• Penanganan penelepon yang sulit atau kurang kooperatif.

• Simulasi komunikasi telepon dalam berbagai situasi kerja.

Hari Kedua — Professional Interaction and Communication Management

Komunikasi dengan Pimpinan dan Pemangku Kepentingan

• Teknik menerima, memahami, dan meneruskan instruksi pimpinan.

• Penyampaian informasi penting secara ringkas dan tepat.

• Koordinasi komunikasi antarbagian dan lintas fungsi.

• Pengaturan komunikasi dengan tamu, pelanggan, dan mitra bisnis.

• Pengelolaan permintaan pertemuan dan konfirmasi agenda.

• Klarifikasi instruksi yang belum lengkap atau berpotensi menimbulkan kesalahan.

• Penanganan informasi sensitif dan komunikasi rahasia.

• Studi kasus komunikasi dalam situasi administratif yang kompleks.

Customer Service dan Guest Relations

• Prinsip layanan profesional dalam pekerjaan sekretaris.

• Teknik menyambut tamu dan memberikan informasi yang relevan.

• Penggunaan bahasa yang ramah, sopan, dan sesuai konteks.

• Pengelolaan kebutuhan dan harapan tamu.

• Teknik mendengarkan keluhan dan mengidentifikasi inti masalah.

• Penyampaian solusi dan pengalihan masalah kepada pihak berwenang.

• Penanganan tamu yang kecewa atau memiliki kebutuhan khusus.

• Simulasi pelayanan tamu dan komunikasi dengan mitra bisnis.

Komunikasi Asertif dan Penanganan Situasi Sulit

• Perbedaan komunikasi pasif, agresif, dan asertif.

• Teknik menyampaikan pendapat dan permintaan secara profesional.

• Penyampaian penolakan dengan tetap menjaga hubungan kerja.

• Pengelolaan perbedaan persepsi dan kesalahpahaman.

• Teknik meredakan ketegangan dalam percakapan.

• Penanganan permintaan mendadak dan instruksi yang saling bertentangan.

• Pengelolaan emosi dan sikap profesional dalam situasi tekanan.

• Simulasi komunikasi asertif dengan pimpinan dan rekan kerja.

Koordinasi Komunikasi, Dokumentasi, dan Tindak Lanjut

• Teknik mencatat hasil percakapan dan instruksi kerja.

• Penyusunan pesan tindak lanjut setelah rapat atau diskusi.

• Konfirmasi keputusan, tenggat waktu, dan tanggung jawab.

• Pengelolaan informasi agar tidak terjadi kehilangan pesan.

• Pemilihan saluran komunikasi sesuai urgensi dan kebutuhan.

• Penggunaan email, kalender digital, dan aplikasi kolaborasi untuk koordinasi.

• Pengendalian akses dan kerahasiaan komunikasi digital.

• Praktik penyusunan sistem tindak lanjut komunikasi.