Corporate Secretary

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Corporate Secretary memiliki peran penting dalam mendukung penerapan tata kelola perusahaan, menjaga kepatuhan terhadap ketentuan yang berlaku, serta memastikan komunikasi antara organ perusahaan dan para pemangku kepentingan berjalan secara efektif. Dalam menjalankan fungsi tersebut, Corporate Secretary perlu memahami proses administrasi korporasi, pengelolaan rapat Direksi dan Dewan Komisaris, dokumentasi keputusan, serta penyampaian informasi perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Pengelolaan yang kurang cermat dapat meningkatkan risiko keterlambatan pelaporan, ketidaklengkapan dokumen, dan kelemahan dalam pelaksanaan tata kelola.

Melalui pelatihan Corporate Secretary, peserta mempelajari tanggung jawab kesekretariatan korporasi, prinsip Good Corporate Governance (GCG), dukungan administratif kepada Direksi dan Dewan Komisaris, serta pengelolaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Selanjutnya, peserta memahami pengelolaan dokumen dan informasi korporasi, koordinasi dengan fungsi legal dan kepatuhan, serta komunikasi dengan pemegang saham dan pemangku kepentingan sesuai kewenangan perusahaan.

Dengan pendekatan studi kasus dan simulasi, peserta berlatih menyiapkan agenda rapat, menyusun risalah rapat, memantau tindak lanjut keputusan, dan mengelola kalender kewajiban korporasi. Oleh karena itu, pelatihan ini membantu peserta meningkatkan ketertiban administrasi, efektivitas koordinasi, dan kualitas dukungan terhadap penerapan tata kelola perusahaan.

Sasaran dan Tujuan Pelatihan

Sasaran Peserta

• Corporate Secretary dan sekretaris perusahaan.

• Corporate Secretary Officer dan staf administrasi korporasi.

• Executive Secretary dan Personal Assistant yang mendukung Direksi.

• Staf legal dan corporate governance.

• Staf compliance dan manajemen risiko.

• Staf hubungan investor dan komunikasi korporat.

• Staf administrasi Direksi, Dewan Komisaris, dan RUPS.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan fungsi, tanggung jawab, dan ruang lingkup pekerjaan Corporate Secretary.

• Memahami prinsip GCG dan penerapannya dalam administrasi korporasi.

• Mengidentifikasi kebutuhan koordinasi antara Direksi, Dewan Komisaris, pemegang saham, dan fungsi pendukung.

• Menyiapkan agenda, bahan rapat, undangan, dan dokumen pendukung rapat korporasi.

• Menyusun risalah rapat dan memantau tindak lanjut keputusan.

• Memahami proses persiapan dan administrasi RUPS sesuai ketentuan yang relevan.

• Mengelola dokumen, informasi, dan kalender kewajiban korporasi secara sistematis.

• Mendukung komunikasi dengan pemegang saham dan pemangku kepentingan secara profesional.

• Mengidentifikasi risiko administratif dan kepatuhan serta menyusun langkah perbaikannya.

Outline Materi yang Dibahas

Hari Pertama — Peran Corporate Secretary dan Tata Kelola Perusahaan

Fundamental Corporate Secretary

• Pengertian, fungsi, dan ruang lingkup Corporate Secretary.

• Peran Corporate Secretary dalam mendukung efektivitas pengelolaan perusahaan.

• Perbedaan tanggung jawab Corporate Secretary, Executive Secretary, dan Personal Assistant.

• Hubungan kerja dengan Direksi, Dewan Komisaris, pemegang saham, dan unit kerja terkait.

• Kompetensi administratif, komunikasi, koordinasi, dan pengelolaan informasi.

• Prinsip profesionalisme, integritas, kerahasiaan, dan akuntabilitas.

• Penyusunan prioritas kerja dan kalender aktivitas Corporate Secretary.

Good Corporate Governance dan Kepatuhan Korporasi

• Prinsip GCG: transparansi, akuntabilitas, responsibilitas, independensi, dan kewajaran.

• Peran Corporate Secretary dalam mendukung penerapan tata kelola.

• Pemahaman struktur dan kewenangan organ perusahaan.

• Identifikasi kewajiban administratif dan pelaporan korporasi.

• Koordinasi dengan fungsi legal, compliance, dan manajemen risiko.

• Pengendalian dokumen serta pemeliharaan bukti administrasi korporasi.

• Identifikasi risiko ketidakpatuhan dan keterlambatan pemenuhan kewajiban.

• Studi kasus penerapan tata kelola dalam aktivitas kesekretariatan perusahaan.

Board Support dan Administrasi Direksi serta Dewan Komisaris

• Perencanaan agenda dan kalender rapat Direksi serta Dewan Komisaris.

• Persiapan undangan, agenda, bahan rapat, dan daftar peserta.

• Koordinasi pengumpulan materi dari unit kerja terkait.

• Pengelolaan distribusi dokumen rapat secara aman.

• Penyusunan risalah rapat yang akurat dan terstruktur.

• Dokumentasi keputusan, penanggung jawab, dan tenggat waktu tindak lanjut.

• Pemantauan penyelesaian keputusan rapat.

• Praktik menyusun agenda dan risalah rapat berdasarkan studi kasus.

Pengelolaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS)

• Fungsi dan jenis RUPS sesuai ketentuan yang berlaku.

• Perencanaan jadwal dan tahapan persiapan RUPS.

• Koordinasi dengan Direksi, Dewan Komisaris, pemegang saham, dan pihak pendukung.

• Persiapan undangan, agenda, bahan rapat, serta dokumen administrasi.

• Pengelolaan daftar hadir, proses pencatatan, dan dokumentasi hasil rapat.

• Penyusunan risalah dan dokumentasi keputusan RUPS.

• Pemantauan tindak lanjut keputusan.

• Identifikasi risiko administratif dalam penyelenggaraan RUPS.

Hari Kedua — Administrasi Korporasi, Komunikasi, dan Pengendalian Informasi

Administrasi Korporasi dan Pengelolaan Dokumen

• Sistem pengarsipan dokumen korporasi secara fisik dan digital.

• Pengelolaan anggaran dasar, keputusan organ perusahaan, dan dokumen pendukung.

• Pengendalian versi, akses, distribusi, dan penyimpanan dokumen.

• Penetapan standar penamaan serta klasifikasi dokumen.

• Pengelolaan kalender kewajiban dan tenggat administratif.

• Koordinasi pemenuhan dokumen dengan fungsi legal dan unit terkait.

• Pemeliharaan jejak dokumentasi untuk kebutuhan pemeriksaan dan audit.

• Praktik menyusun sistem pemantauan dokumen dan kewajiban korporasi.

Komunikasi dengan Pemegang Saham dan Pemangku Kepentingan

• Identifikasi kebutuhan informasi para pemangku kepentingan.

• Koordinasi komunikasi antara manajemen dan pihak internal maupun eksternal.

• Penyusunan korespondensi korporasi secara formal dan profesional.

• Pengelolaan permintaan informasi sesuai kewenangan dan prosedur perusahaan.

• Koordinasi dengan fungsi investor relations dan corporate communication.

• Penanganan pertanyaan, permintaan klarifikasi, dan eskalasi isu.

• Pengelolaan kerahasiaan dan konsistensi informasi perusahaan.

• Studi kasus komunikasi korporasi dalam situasi rutin dan sensitif.

Keterbukaan Informasi dan Pengelolaan Informasi Rahasia

• Prinsip keterbukaan informasi dan akurasi komunikasi korporasi.

• Identifikasi informasi publik, internal, rahasia, dan informasi material sesuai konteks perusahaan.

• Pengendalian akses terhadap dokumen dan informasi sensitif.

• Koordinasi penyampaian informasi dengan fungsi legal, compliance, dan investor relations.

• Pengelolaan permintaan informasi dari pihak eksternal.

• Identifikasi risiko kebocoran informasi dan penyampaian informasi yang tidak konsisten.

• Dokumentasi persetujuan dan distribusi informasi.

• Studi kasus penanganan informasi sensitif sesuai kebijakan perusahaan.

Monitoring Kepatuhan dan Tindak Lanjut Keputusan

• Penyusunan kalender kewajiban korporasi.

• Pemantauan tenggat pelaporan dan administrasi perusahaan.

• Pembuatan daftar pemantauan keputusan Direksi, Dewan Komisaris, dan RUPS.

• Penetapan penanggung jawab dan status penyelesaian tindak lanjut.

• Identifikasi keterlambatan dan hambatan koordinasi.

• Penyusunan laporan status kepada pihak yang berwenang.

• Penggunaan indikator untuk memantau ketepatan waktu dan kelengkapan dokumen.

• Penyusunan mekanisme eskalasi dan pengingat internal.