Managing the Executive Agenda and Schedule

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Pengelolaan agenda dan jadwal eksekutif membutuhkan ketelitian, kemampuan menentukan prioritas, serta koordinasi yang baik dengan berbagai pihak. Sekretaris dan Personal Assistant perlu memastikan bahwa setiap rapat, pertemuan bisnis, perjalanan dinas, dan komitmen pimpinan terjadwal secara realistis serta mendukung pencapaian tujuan organisasi. Tanpa pengelolaan jadwal yang sistematis, benturan agenda, perubahan mendadak, dan keterlambatan informasi dapat mengganggu produktivitas pimpinan.

Melalui pelatihan Managing the Executive Agenda and Schedule, peserta mempelajari teknik mengatur kalender eksekutif, menyusun prioritas kegiatan, mengelola permintaan pertemuan, serta mengoordinasikan jadwal internal dan eksternal. Selanjutnya, peserta berlatih menangani perubahan agenda, mengalokasikan waktu untuk pekerjaan strategis, dan menggunakan aplikasi kalender digital untuk meningkatkan ketepatan pengelolaan jadwal.

Dengan pendekatan praktik dan simulasi, peserta mengembangkan kemampuan mengantisipasi konflik jadwal, menyampaikan perubahan kepada pihak terkait, serta menjaga kerahasiaan agenda pimpinan. Hasilnya, peserta diharapkan mampu memberikan dukungan administratif yang proaktif, meningkatkan efisiensi waktu eksekutif, dan memastikan setiap kegiatan terkoordinasi dengan baik.

Sasaran dan Tujuan Pelatihan

Sasaran Peserta

• Executive Secretary dan sekretaris direksi.

• Personal Assistant (PA) dan Executive Assistant (EA).

• Corporate Secretary Officer.

• Staf administrasi pimpinan dan manajemen senior.

• Office Manager dan staf pendukung eksekutif.

• Staf administrasi yang bertanggung jawab mengatur kalender dan pertemuan pimpinan.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

• Mengidentifikasi prioritas dan kebutuhan agenda pimpinan berdasarkan kepentingan bisnis.

• Menyusun dan mengelola kalender eksekutif secara sistematis.

• Mengatur jadwal rapat, pertemuan bisnis, kegiatan internal, dan perjalanan dinas.

• Mencegah serta menyelesaikan benturan jadwal melalui koordinasi yang tepat.

• Mengelola permintaan pertemuan dan menentukan alokasi waktu secara efektif.

• Menggunakan aplikasi kalender digital untuk mengatur agenda dan pengingat.

• Menangani perubahan jadwal dan menyampaikan informasi kepada pihak terkait secara profesional.

• Menjaga kerahasiaan informasi serta dokumen yang berkaitan dengan agenda eksekutif.

• Menyusun sistem pemantauan agenda untuk meningkatkan efektivitas dukungan kepada pimpinan.

Outline Materi yang Dibahas

Hari Pertama — Executive Agenda Planning and Time Management

Fundamental Executive Agenda Management

• Peran sekretaris dan Personal Assistant dalam mengelola agenda eksekutif.

• Karakteristik agenda pimpinan dan kebutuhan dukungan administratif.

• Identifikasi kegiatan strategis, operasional, dan rutin.

• Hubungan agenda eksekutif dengan sasaran bisnis dan prioritas organisasi.

• Prinsip ketepatan waktu, fleksibilitas, dan koordinasi.

• Identifikasi kendala umum dalam pengelolaan jadwal pimpinan.

• Penentuan standar pengelolaan agenda yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Executive Calendar Planning and Scheduling

• Penyusunan kalender kegiatan harian, mingguan, dan bulanan.

• Pengaturan jadwal rapat internal dan pertemuan eksternal.

• Penjadwalan kegiatan berdasarkan prioritas dan ketersediaan waktu.

• Penentuan durasi pertemuan dan jeda antarkegiatan.

• Pengalokasian waktu untuk persiapan, perjalanan, dan tindak lanjut.

• Pengelolaan agenda berulang dan komitmen jangka panjang.

• Koordinasi kalender dengan pimpinan, tim internal, dan pihak eksternal.

• Praktik menyusun kalender eksekutif berdasarkan skenario bisnis.

Prioritization and Executive Time Management

• Identifikasi kegiatan berdasarkan urgensi dan kepentingan.

• Penerapan matriks prioritas untuk mendukung penjadwalan.

• Pengelolaan waktu untuk pekerjaan strategis dan operasional.

• Penentuan kegiatan yang dapat didelegasikan atau dijadwalkan ulang.

• Pengendalian jadwal yang terlalu padat.

• Penyediaan waktu cadangan untuk kebutuhan mendesak.

• Penyelarasan prioritas pimpinan dengan kebutuhan organisasi.

• Studi kasus penentuan prioritas agenda eksekutif.

Meeting Coordination and Appointment Management

• Penerimaan dan evaluasi permintaan pertemuan.

• Pemeriksaan tujuan, peserta, durasi, dan urgensi pertemuan.

• Koordinasi ketersediaan waktu dengan peserta rapat.

• Pengiriman undangan dan konfirmasi jadwal.

• Persiapan agenda, dokumen, lokasi, dan kebutuhan teknis.

• Pengelolaan perubahan waktu dan pembatalan pertemuan.

• Penanganan permintaan pertemuan yang bertabrakan.

• Simulasi koordinasi jadwal dengan beberapa pihak.

Hari Kedua — Digital Scheduling, Schedule Conflict & Executive Support

Digital Calendar and Scheduling Tools

• Penggunaan kalender digital untuk mengelola agenda pimpinan.

• Pengaturan jadwal, pengingat, dan agenda berulang.

• Pengelolaan undangan serta konfirmasi kehadiran.

• Pemanfaatan fitur kalender bersama sesuai kewenangan akses.

• Pengaturan zona waktu untuk pertemuan lintas wilayah.

• Pengelolaan perubahan jadwal dan notifikasi otomatis.

• Integrasi agenda dengan kebutuhan rapat dan perjalanan dinas.

• Praktik menggunakan aplikasi kalender digital yang tersedia di perusahaan.

Schedule Conflict and Last-Minute Changes

• Identifikasi benturan jadwal dan potensi keterlambatan.

• Analisis dampak perubahan agenda terhadap kegiatan lain.

• Penentuan prioritas ketika dua kegiatan berlangsung bersamaan.

• Teknik penjadwalan ulang dan penyusunan alternatif waktu.

• Koordinasi perubahan jadwal dengan pihak terkait.

• Penyampaian pembatalan atau perubahan agenda secara profesional.

• Penanganan permintaan mendadak dari pimpinan dan pemangku kepentingan.

• Simulasi penyelesaian konflik jadwal dalam situasi dinamis.

Business Travel and Executive Activity Coordination

• Penyusunan jadwal perjalanan dinas pimpinan.

• Koordinasi transportasi, akomodasi, dan waktu keberangkatan.

• Integrasi jadwal perjalanan dengan rapat dan pertemuan bisnis.

• Pengaturan waktu perpindahan lokasi dan jeda antarkegiatan.

• Persiapan dokumen dan informasi perjalanan.

• Penanganan perubahan jadwal transportasi atau pertemuan.

• Penyusunan travel itinerary dan agenda kegiatan.

• Praktik membuat jadwal perjalanan dinas yang realistis.

Executive Communication and Confidentiality

• Teknik berkomunikasi dengan pimpinan mengenai prioritas agenda.

• Penyampaian informasi jadwal kepada pihak internal dan eksternal.

• Pengelolaan permintaan akses terhadap agenda eksekutif.

• Penanganan informasi rapat, pertemuan, dan kegiatan yang bersifat rahasia.

• Penggunaan email dan aplikasi pesan untuk koordinasi jadwal.

• Pengendalian distribusi undangan dan informasi sensitif.

• Penanganan perubahan agenda dengan komunikasi yang jelas.

• Studi kasus pengelolaan jadwal dan informasi eksekutif.

Executive Agenda Monitoring and Reporting

• Pemantauan realisasi agenda harian dan mingguan.

• Pemeriksaan kesiapan pimpinan sebelum pertemuan.

• Pengelolaan pengingat dan daftar persiapan kegiatan.

• Pemantauan tindak lanjut setelah rapat atau pertemuan.

• Evaluasi penggunaan waktu dan efektivitas penjadwalan.

• Identifikasi pola benturan jadwal dan penyebab keterlambatan.

• Penyusunan laporan agenda dan kebutuhan koordinasi.

• Pengembangan prosedur pengelolaan kalender eksekutif.