Press Conference Management

Kode: CC-M08
Durasi: 2 Hari | 12–14 Jam Pembelajaran
Lokasi: Jakarta / Tangerang / Online Training
Level: Advanced
Tatap Muka: Rp6.500.000/peserta
Online Training: Rp4.000.000/peserta

A. Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Press conference membutuhkan perencanaan yang terstruktur agar setiap elemen acara mendukung tujuan komunikasi. Tim komunikasi perlu mengoordinasikan narasumber, media, materi, venue, rundown, teknis, dan sesi tanya jawab.

Karena itu, peserta perlu memahami seluruh proses Press Conference Management. Peserta akan mempelajari cara merancang strategi, mengelola undangan media, menyiapkan press kit, dan mengatur kebutuhan teknis.

Selanjutnya, peserta akan berlatih menjalankan press conference melalui simulasi. Peserta juga akan mempersiapkan narasumber untuk menghadapi pertanyaan jurnalis. Pada tahap akhir, peserta menyusun Press Conference Runbook sebagai panduan kerja.

B. Siapa yang Harus Mengikuti?

Program Press Conference Training ini sesuai bagi profesional yang merencanakan dan mengelola press conference serta media event perusahaan.

• Corporate Communication Manager
• Corporate Affairs Manager
• Public Relations Manager
• Media Relations Manager
• Corporate Communication Specialist
• Public Relations Specialist
• Corporate Secretary
• Event Communication Officer
• Profesional yang menangani media event

C. Apa yang Akan Anda Pelajari?

DAY 1 — Press Conference Planning & Preparation

Module 1 — Press Conference Objective & Event Strategy

Peserta akan menetapkan tujuan komunikasi sebelum menyusun konsep acara. Selanjutnya, peserta menentukan informasi utama dan format press conference.

• Menentukan tujuan dan konteks press conference
• Menentukan informasi utama yang akan disampaikan
• Menetapkan target media dan audiens
• Memilih format acara berdasarkan kebutuhan komunikasi
• Menyusun event strategy dan indikator keberhasilan

Praktik: Press Conference Planning Workshop
Output: Press Conference Strategy Brief

Module 2 — Media Invitation & Attendance Management

Setelah menentukan strategi acara, peserta mengelola proses undangan media. Peserta juga memantau konfirmasi dan kebutuhan media sebelum acara.

• Menentukan media yang relevan untuk diundang
• Menyusun media invitation
• Menentukan waktu distribusi undangan
• Mengelola konfirmasi kehadiran
• Menyiapkan media registration
• Mengelola perubahan dan kebutuhan media sebelum acara

Praktik: Media Invitation & Registration Exercise
Output: Media Invitation Plan & Attendance Tracker

Module 3 — Press Kit & Communication Materials

Peserta kemudian menyiapkan materi komunikasi untuk mendukung kebutuhan jurnalis. Materi harus menyajikan informasi yang akurat, relevan, dan mudah digunakan.

• Menentukan isi press kit
• Menyusun press release dan fact sheet
• Menyiapkan profil perusahaan dan materi pendukung
• Menentukan informasi yang perlu tersedia bagi jurnalis
• Menyesuaikan materi dengan kebutuhan media
• Mengatur distribusi materi sebelum, selama, dan setelah acara

Praktik: Press Kit Development Workshop
Output: Press Kit Structure

Module 4 — Venue, Technical & Event Preparation

Selanjutnya, peserta mengatur kebutuhan venue dan perangkat teknis. Peserta juga mengidentifikasi risiko operasional sebelum acara berlangsung.

• Menentukan kebutuhan venue
• Menyusun layout untuk media dan narasumber
• Menyiapkan audio, visual, backdrop, signage, dan perangkat pendukung
• Menentukan kebutuhan registrasi dan dokumentasi
• Menyusun technical checklist
• Mengidentifikasi risiko operasional sebelum acara

Praktik: Venue & Technical Planning Exercise
Output: Press Conference Technical Checklist

DAY 2 — Event Execution, Media Q&A & Evaluation

Module 5 — Press Conference Rundown & Event Flow

Pada hari kedua, peserta menyusun rundown dan mengatur alur acara. Peserta juga mengoordinasikan setiap pihak yang terlibat dalam pelaksanaan.

• Menyusun rundown acara
• Mengatur urutan pembukaan, pemaparan, dan sesi tanya jawab
• Menentukan durasi setiap sesi
• Mengatur koordinasi antara MC, moderator, narasumber, dan tim komunikasi
• Menyiapkan cue dan transition
• Mengantisipasi perubahan selama acara

Praktik: Rundown Development Workshop
Output: Press Conference Rundown

Module 6 — Spokesperson & Media Q&A Coordination

Peserta mempersiapkan spokesperson agar mampu menyampaikan key message secara konsisten. Selain itu, peserta berlatih menghadapi pertanyaan media melalui simulasi.

• Menyiapkan narasumber sebelum acara
• Menyusun key message
• Mengantisipasi pertanyaan media
• Menentukan pembagian topik antar narasumber
• Mengelola sesi tanya jawab
• Menentukan mekanisme follow-up untuk pertanyaan yang belum dapat dijawab

Praktik: Press Conference Q&A Simulation
Output: Spokesperson Brief & Q&A Preparation Sheet

Module 7 — Press Conference Execution & Issue Handling

Selanjutnya, peserta menjalankan simulasi press conference secara menyeluruh. Peserta mengelola koordinasi, perubahan rundown, kebutuhan media, dan situasi yang berkembang.

• Mengelola registrasi dan kedatangan media
• Memastikan kesiapan narasumber dan materi
• Mengelola perubahan rundown
• Menangani pertanyaan atau situasi yang berkembang
• Mengatur kebutuhan media selama acara
• Menjaga koordinasi tim selama pelaksanaan

Praktik: Full Press Conference Simulation
Output: Event Execution Checklist

Module 8 — Press Conference Runbook

Pada tahap akhir, peserta mengintegrasikan seluruh perangkat kerja ke dalam Press Conference Runbook. Runbook membantu tim menjaga konsistensi proses sebelum, selama, dan setelah acara.

• Mengintegrasikan strategi, media invitation, press kit, dan technical preparation
• Mengintegrasikan rundown, spokesperson preparation, dan evaluasi
• Menyusun alur kerja sebelum, selama, dan setelah acara
• Menentukan PIC dan handover
• Menetapkan post-event follow-up
• Menyusun mekanisme evaluasi kegiatan

Praktik: Press Conference Runbook Workshop
Output: Press Conference Runbook

D. Outcome Pelatihan

Setelah mengikuti program, peserta mampu:

• Menentukan tujuan dan format press conference
• Menyusun strategi dan kebutuhan acara
• Mengelola undangan dan kehadiran media
• Menyiapkan press kit dan materi komunikasi
• Mengatur venue, teknis, registrasi, dan kebutuhan media
• Menyusun rundown dan alur pelaksanaan
• Mempersiapkan spokesperson dan sesi tanya jawab
• Mengelola pelaksanaan acara dan perubahan situasi
• Menyusun Press Conference Runbook sebagai panduan kerja

E. Durasi Pelatihan

2 Hari | 12–14 Jam Pembelajaran

Hari pertama berfokus pada Press Conference Planning & Preparation. Peserta mempelajari objective setting, media invitation, press kit, venue planning, dan technical preparation.

Selanjutnya, hari kedua berfokus pada Event Execution, Media Q&A & Evaluation. Peserta menyusun rundown, mempersiapkan spokesperson, menjalankan simulasi, menangani situasi, dan menyusun Press Conference Runbook.

F. Format Pelatihan

Tatap Muka

Pelatihan tersedia di Jakarta dan Tangerang. Peserta mengikuti case study, planning workshop, simulasi press conference, latihan koordinasi, dan evaluasi pelaksanaan acara.

Online Training

Pelatihan berlangsung secara live melalui platform konferensi daring. Peserta mengikuti planning exercise, penyusunan rundown, simulasi Q&A, dan virtual press conference simulation.

In-House Training

Untuk in-house training atau kota lainnya, silakan hubungi tim Urways Indonesia. Kami dapat menyesuaikan materi dengan industri, jenis acara, jumlah media, profil narasumber, venue, dan kebutuhan komunikasi perusahaan.

G. Metode Pelatihan dan Evaluasi

Metode Pelatihan

Program menggunakan pendekatan learning by doing. Karena itu, peserta langsung mengembangkan perangkat kerja melalui latihan dan simulasi.

• Interactive Discussion
• Case Study
• Planning Workshop
• Simulation
• Role Play
• Group Exercise
• Individual Exercise
• Peer Review

Porsi praktik mencapai sekitar 60–70% dari keseluruhan pembelajaran.

Evaluasi

Peserta mengikuti evaluasi berbasis praktik. Setiap latihan menghasilkan output yang dapat digunakan sebagai bagian dari Press Conference Runbook.

Evaluasi mencakup:

• Press Conference Planning Exercise
• Media Invitation Exercise
• Press Kit Development Exercise
• Rundown Development Workshop
• Press Conference Q&A Simulation
• Full Press Conference Simulation
• Presentasi hasil kerja
• Peer Review

H. Apa yang Akan Anda Dapatkan?

Peserta memperoleh perangkat kerja yang dapat digunakan kembali untuk penyelenggaraan press conference.

• Press Conference Strategy Brief
• Media Invitation Plan & Attendance Tracker
• Press Kit Structure
• Press Conference Technical Checklist
• Press Conference Rundown
• Spokesperson Brief & Q&A Preparation Sheet
• Event Execution Checklist
• Press Conference Runbook

I. Fasilitas Pelatihan

Tatap Muka

• Meeting Room
• 2x Coffee Break
• 1x Lunch
• Modul Pelatihan
• Sertifikat Pelatihan
• Training Kits
• Souvenir
• Dokumentasi
• Laporan kegiatan kepada HR

Online Training

• Modul Pelatihan
• Sertifikat Pelatihan
• Souvenir
• Dokumentasi
• Laporan kegiatan kepada HR

Hubungi Kami Jika Anda Memerlukan Bantuan

Apakah Anda membutuhkan informasi mengenai Press Conference Training? Tim Urways Indonesia siap membantu Anda memilih format dan jadwal pelatihan yang sesuai.

Anda dapat menghubungi kami untuk informasi Public Training, In-House Training, maupun Corporate Training. Selain itu, kami dapat menyesuaikan materi berdasarkan industri, jenis acara, profil narasumber, karakter media, skala kegiatan, dan kebutuhan komunikasi perusahaan.

WhatsApp: 0819-1534-6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com