Communication Audit and Optimization

Kode: SC-10
Durasi: 2 Hari | 12–14 Jam Pembelajaran
Lokasi: Jakarta / Tangerang / Online Training *
Level: Advanced
Tatap Muka: Rp6.750.000/peserta
Online Training: Rp4.250.000/peserta

* Untuk Lokasi Bandung / Batam / Yogyakarta biaya belum termasuk Akomodasi (Transportasi dan Penginapan Trainer dan Asisten)

A. Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Perusahaan perlu meninjau sistem komunikasi secara berkala agar tetap selaras dengan kebutuhan organisasi. Perubahan bisnis, struktur organisasi, dan prioritas manajemen dapat mengubah kebutuhan komunikasi. Akibatnya, perusahaan dapat menemukan kesenjangan antara sistem komunikasi dan praktik di lapangan.

Karena itu, profesional komunikasi perlu memiliki kemampuan melakukan Communication Audit secara sistematis. Program ini membekali peserta untuk mengevaluasi struktur, proses, governance, kanal, pesan, dan kinerja komunikasi. Selanjutnya, peserta menganalisis communication gaps, menemukan root cause, serta menentukan prioritas perbaikan.

Melalui Communication Audit Framework, peserta juga menyusun improvement plan yang terukur. Dengan demikian, hasil audit dapat mendukung evaluasi manajemen dan continuous improvement.

B. Siapa yang Harus Mengikuti?

Program Communication Audit and Optimization sesuai bagi profesional yang mengevaluasi, mengelola, mengawasi, dan mengembangkan sistem komunikasi organisasi.

• Corporate Communication Manager
• Corporate Affairs Manager
• Corporate Secretary
• Communication Planning Manager
• Public Relations Manager
• Communication Strategist
• Corporate Communication Specialist
• Manager atau profesional yang bertanggung jawab mengevaluasi fungsi komunikasi

C. Apa yang Akan Anda Pelajari?

Day 1 — Communication Audit & Gap Assessment

Module 1 — Communication Audit Scope & Criteria

Peserta memulai audit dengan menentukan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria penilaian. Selanjutnya, peserta menentukan sumber data dan metode pengumpulan informasi.

• Menentukan tujuan dan ruang lingkup audit
• Menentukan area komunikasi yang akan diaudit
• Menetapkan kriteria dan indikator penilaian
• Menentukan sumber data dan metode pengumpulan informasi

Praktik: Audit Scoping Workshop
Output: Communication Audit Scope & Criteria

Module 2 — Communication System & Process Audit

Setelah menentukan ruang lingkup, peserta memeriksa sistem dan proses komunikasi. Kemudian, peserta menilai alur kerja, koordinasi, approval, dan governance.

• Memeriksa struktur dan proses komunikasi
• Menilai alur kerja, koordinasi, approval, dan governance
• Mengidentifikasi process gaps dan bottlenecks
• Menilai kesesuaian proses dengan kebutuhan organisasi

Praktik: Communication Process Audit Workshop
Output: Communication Process Audit Matrix

Module 3 — Channel, Message & Content Audit

Selanjutnya, peserta mengevaluasi kanal, pesan, dan konten komunikasi. Analisis tersebut membantu peserta melihat kesesuaian antara kanal, tujuan komunikasi, dan karakteristik audiens.

• Mengevaluasi penggunaan kanal komunikasi
• Menilai konsistensi dan relevansi pesan
• Mengidentifikasi duplikasi dan content gaps
• Menilai kesesuaian kanal dengan tujuan dan audiens

Praktik: Channel & Message Audit Exercise
Output: Communication Channel & Message Audit Matrix

Module 4 — Communication Performance Audit

Berikutnya, peserta mengevaluasi kinerja komunikasi menggunakan indikator dan data yang tersedia. Peserta kemudian membandingkan target dengan actual performance untuk menemukan area perbaikan.

• Mengevaluasi indikator dan data kinerja komunikasi
• Membandingkan target dengan actual performance
• Mengidentifikasi performance gaps
• Menentukan area yang membutuhkan perbaikan

Praktik: Performance Audit Workshop
Output: Communication Performance Assessment

Day 2 — Optimization, Improvement & Implementation

Module 5 — Gap Analysis & Root Cause Identification

Pada tahap berikutnya, peserta mengelompokkan temuan berdasarkan tingkat prioritas. Kemudian, peserta menelusuri penyebab utama untuk membedakan gejala, penyebab, dan dampak.

• Mengelompokkan temuan berdasarkan tingkat prioritas
• Menganalisis penyebab utama masalah
• Membedakan gejala, penyebab, dan dampak
• Menentukan root cause yang perlu ditangani

Praktik: Root Cause Analysis Workshop
Output: Communication Gap & Root Cause Matrix

Module 6 — Communication Optimization Priorities

Setelah menemukan root cause, peserta menentukan prioritas optimasi. Peserta menggunakan impact dan feasibility sebagai dasar untuk menyusun urutan perbaikan.

• Menentukan prioritas perbaikan berdasarkan impact dan feasibility
• Menilai kebutuhan perubahan proses, struktur, kanal, atau sistem
• Menentukan quick wins dan perbaikan jangka menengah
• Menyusun urutan prioritas optimasi

Praktik: Optimization Prioritization Workshop
Output: Communication Optimization Priority Matrix

Module 7 — Continuous Improvement Planning

Selanjutnya, peserta mengubah hasil audit menjadi corrective action dan improvement initiatives. Peserta juga menetapkan PIC, timeline, indikator keberhasilan, dan mekanisme pemantauan.

• Menyusun corrective action dan improvement initiatives
• Menentukan PIC, timeline, dan indikator keberhasilan
• Menetapkan mekanisme monitoring perbaikan
• Mengintegrasikan hasil audit ke dalam siklus evaluasi berkala

Praktik: Continuous Improvement Workshop
Output: Communication Improvement Action Plan

Module 8 — Communication Audit Framework & Management Review

Terakhir, peserta mengintegrasikan seluruh hasil audit ke dalam Communication Audit Framework. Framework ini membantu organisasi menjalankan audit secara konsisten dan mendukung management review.

• Mengintegrasikan scope, criteria, assessment, findings, dan improvement plan
• Menyusun struktur audit report
• Menyiapkan bahan management review
• Menentukan siklus audit dan evaluasi berikutnya

Praktik: Audit Framework Development Workshop
Output: Communication Audit Framework

D. Outcome Pelatihan

Setelah mengikuti program, peserta mampu:

• Menentukan ruang lingkup dan kriteria audit komunikasi
• Memeriksa sistem, proses, kanal, pesan, dan kinerja komunikasi
• Mengidentifikasi communication gaps dan bottlenecks
• Menganalisis root cause dari temuan audit
• Menentukan prioritas optimasi berdasarkan impact dan feasibility
• Menyusun corrective action dan improvement plan
• Menyiapkan bahan evaluasi untuk manajemen
• Mengembangkan Communication Audit Framework untuk evaluasi berkala

E. Durasi Pelatihan

2 Hari | 12–14 Jam Pembelajaran

Hari pertama berfokus pada audit scope, sistem, proses, kanal, pesan, dan kinerja komunikasi. Peserta kemudian menggunakan hasil evaluasi untuk mengidentifikasi kesenjangan.

Sementara itu, hari kedua berfokus pada gap analysis, root cause analysis, prioritas optimasi, dan continuous improvement. Pada akhir sesi, peserta menyusun Communication Audit Framework yang dapat digunakan untuk evaluasi berkala.

F. Format Pelatihan

Tatap Muka

Pelatihan tersedia di Jakarta dan Tangerang. Peserta mengikuti case study, audit workshop, gap analysis, simulation, dan presentasi hasil kerja.

Online Training

Pelatihan berlangsung secara live melalui platform konferensi daring. Peserta tetap mengikuti audit exercise, process assessment, root cause analysis, dan penyusunan improvement plan.

In-House Training

Untuk in-house training atau kota lainnya, silakan hubungi tim Urways Indonesia. Materi dapat disesuaikan dengan struktur komunikasi dan sistem yang digunakan.

Selain itu, penyesuaian dapat mengikuti kebutuhan audit, karakteristik industri, serta prioritas organisasi.

G. Metode Pelatihan dan Evaluasi

Metode Pelatihan

• Interactive Discussion
• Case Study
• Audit Workshop
• Gap Analysis
• Root Cause Analysis
• Simulation
• Individual Exercise
• Group Exercise
• Presentation

Pembelajaran menggunakan pendekatan learning by doing. Karena itu, peserta memperoleh porsi praktik sekitar 60–70% selama program.

Evaluasi

Evaluasi menggunakan latihan audit dan analisis kasus. Selanjutnya, peserta mempresentasikan hasil kerja dan menerima evaluasi berdasarkan practical output.

Evaluasi mencakup:

• Audit Scoping Exercise
• Communication Process Audit
• Channel & Message Audit
• Root Cause Analysis
• Optimization Prioritization Workshop
• Presentasi hasil kerja
• Penilaian terhadap practical output

H. Apa yang Akan Anda Dapatkan?

Peserta memperoleh perangkat kerja yang dapat digunakan untuk mengevaluasi dan mengoptimalkan sistem komunikasi.

• Communication Audit Scope & Criteria
• Communication Process Audit Matrix
• Communication Channel & Message Audit Matrix
• Communication Performance Assessment
• Communication Gap & Root Cause Matrix
• Communication Optimization Priority Matrix
• Communication Improvement Action Plan
• Communication Audit Framework

I. Fasilitas Pelatihan

Tatap Muka

• Meeting Room
• 2x Coffee Break
• 1x Lunch
• Modul Pelatihan
• Sertifikat Pelatihan
• Training Kits
• Souvenir
• Dokumentasi
• Laporan kegiatan kepada HR

Online Training

• Modul Pelatihan
• Sertifikat Pelatihan
• Souvenir
• Dokumentasi
• Laporan kegiatan kepada HR

Hubungi Kami Jika Anda Memerlukan Bantuan

Memerlukan informasi mengenai jadwal Public Training, In-House Training, atau Corporate Training? Tim Urways Indonesia siap membantu memberikan informasi sesuai kebutuhan organisasi.

Selain jadwal, kami dapat menyesuaikan materi dengan sistem komunikasi dan struktur organisasi. Penyesuaian juga dapat mencakup kebutuhan audit, karakteristik industri, serta area komunikasi yang ingin dievaluasi.

WhatsApp: 0819-1534-6688
Email: urwaysindonesia@gmail.com