Corporate Event Management

Tentang Program

Event korporasi telah berkembang menjadi instrumen strategis yang digunakan organisasi untuk membangun reputasi, memperkuat hubungan dengan pemangku kepentingan, menyampaikan pesan bisnis, meningkatkan engagement karyawan, mendukung pemasaran, hingga menciptakan pengalaman yang berkesan bagi audiens. Keberhasilan sebuah event tidak hanya ditentukan oleh kemeriahan pelaksanaan, tetapi juga oleh kemampuan tim dalam merancang konsep yang selaras dengan tujuan organisasi, mengelola sumber daya secara efektif, mengendalikan risiko, serta melakukan evaluasi yang terukur.

Pelatihan Corporate Event Management dirancang untuk memberikan pemahaman menyeluruh mengenai proses pengelolaan event korporasi mulai dari tahap perencanaan strategis, pengembangan konsep, penyusunan anggaran, pengelolaan vendor, pengendalian operasional, komunikasi event, hingga evaluasi pasca kegiatan. Program ini mengintegrasikan aspek manajerial dan teknis sehingga peserta tidak hanya memahami konsep, tetapi juga mampu menggunakan berbagai template, tools, dan framework yang lazim digunakan dalam industri event profesional.

Melalui pendekatan studi kasus, diskusi, simulasi, dan praktik penyusunan dokumen event, peserta akan memperoleh pengalaman belajar yang aplikatif untuk mengelola berbagai jenis kegiatan seperti seminar, konferensi, town hall meeting, customer gathering, product launching, stakeholder engagement, media event, CSR event, maupun internal corporate event.

Sasaran Pelatihan

Pelatihan ini ditujukan bagi:

• Corporate Communication Officer
• Public Relations Officer
• Marketing Communication Officer
• CSR dan Community Relations Officer
• Event Organizer Internal Perusahaan
• Human Capital dan Employee Engagement Team
• Sekretaris Perusahaan
• Government Relations Officer
• Brand Activation Team
• Project Coordinator
• Event Coordinator
• Staf Administrasi yang terlibat dalam penyelenggaraan kegiatan perusahaan
• Manajer dan Supervisor yang bertanggung jawab terhadap program dan kegiatan organisasi

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta diharapkan mampu:

1. Memahami konsep dan prinsip dasar pengelolaan event korporasi secara profesional.
2. Menyusun event yang selaras dengan tujuan bisnis, komunikasi, dan organisasi.
3. Merancang konsep event yang menarik, relevan, dan berorientasi pada pengalaman peserta.
4. Menyusun perencanaan event secara sistematis melalui event brief, timeline, dan work breakdown structure.
5. Mengembangkan anggaran event yang efektif dan terukur.
6. Mengelola stakeholder, vendor, dan tim pelaksana secara terintegrasi.
7. Menyusun strategi komunikasi dan promosi event yang tepat sasaran.
8. Mengelola operasional event, termasuk pengendalian risiko dan penanganan situasi darurat.
9. Melakukan monitoring, evaluasi, dan penyusunan laporan event secara profesional.
10. Menggunakan berbagai template dan tools yang dapat langsung diterapkan dalam pelaksanaan event di lingkungan kerja.

Outline Materi Pelatihan

Hari Pertama

Sesi 1: Fundamental of Corporate Event Management

• Peran event dalam strategi komunikasi dan bisnis organisasi
• Karakteristik event korporasi yang efektif
• Jenis-jenis event korporasi
• Event lifecycle management
• Critical success factors dalam penyelenggaraan event
• Studi kasus keberhasilan dan kegagalan event

Praktik:

• Menyusun Event Brief
• Menentukan tujuan dan indikator keberhasilan event

Sesi 2: Event Concept Development and Strategic Planning

• Menentukan tujuan dan sasaran event
• Analisis audiens dan stakeholder
• Penyusunan tema dan konsep acara
• Event experience design
• Penyusunan key message event
• Strategic event planning framework

Praktik:

• Event Concept Canvas
• Penyusunan Event Proposal

Sesi 3: Event Design, Budgeting and Scheduling

• Perencanaan aktivitas dan program acara
• Penyusunan event flow
• Pengelolaan sumber daya event
• Teknik penyusunan anggaran
• Budget control dan cost management
• Penyusunan timeline dan milestone

Praktik:

• Event Budget Plan
• Event Timeline
• Gantt Chart Event

Sesi 4: Event Organization and Stakeholder Management

• Struktur organisasi event
• Pembagian peran dan tanggung jawab
• Pengelolaan stakeholder internal dan eksternal
• Koordinasi lintas fungsi
• Pengambilan keputusan dalam event management
• Team management untuk event

Praktik:

• Organization Structure
• Stakeholder Mapping
• RACI Matrix

Hari Kedua

Sesi 5: Vendor and Production Management

• Pengadaan dan seleksi vendor
• Negosiasi dan pengelolaan kontrak
• Technical meeting dan technical requirement
• Pengelolaan produksi event
• Venue management
• Quality control selama persiapan

Praktik:

• Vendor Evaluation Form
• Technical Requirement List
• Production Checklist

Sesi 6: Event Operations and Risk Management

• Event operation management
• Pengelolaan registrasi dan peserta
• Run down management
• Event command center
• Risk assessment dan mitigation planning
• Incident handling dan contingency planning

Praktik:

• Event Run Down
• Risk Register
• Incident Report
• Contingency Plan

Sesi 7: Event Communication and Promotion Strategy

• Event communication planning
• Internal communication strategy
• Media relations untuk event
• Social media event campaign
• Digital promotion strategy
• Audience engagement strategy

Praktik:

• Communication Plan
• Media List
• Content Calendar
• Invitation Tracker

Sesi 8: Event Evaluation, Reporting and Continuous Improvement

• Mengukur keberhasilan event
• Penyusunan KPI event
• Evaluasi pelaksanaan kegiatan
• Pengelolaan feedback peserta
• Penyusunan laporan event
• Lessons learned dan improvement planning

Praktik:

• Event KPI Dashboard
• Event Evaluation Form
• Event Report Template

Metode Pelatihan

Pelatihan dilaksanakan secara interaktif melalui kombinasi:

• Paparan konsep dan framework
• Diskusi kelompok
• Studi kasus event korporasi
• Simulasi perencanaan event
• Latihan penyusunan dokumen event
• Presentasi hasil kelompok
• Coaching dan feedback fasilitator

Outcome Pelatihan

Pada akhir program, peserta akan menghasilkan Corporate Event Management Toolkit yang terdiri atas dokumen dan template siap pakai untuk mendukung penyelenggaraan event di organisasi masing-masing.

Peserta akan mampu:

Kompetensi Strategis

• Menyelaraskan event dengan tujuan organisasi dan kebutuhan stakeholder.
• Mengembangkan konsep event yang memiliki nilai bisnis dan komunikasi.
• Menentukan indikator keberhasilan event yang terukur.

Kompetensi Manajerial

• Menyusun rencana kerja event secara sistematis.
• Mengelola tim, vendor, dan stakeholder secara efektif.
• Mengendalikan anggaran, jadwal, dan kualitas pelaksanaan event.

Kompetensi Operasional

• Menyiapkan seluruh kebutuhan teknis event.
• Mengelola operasional kegiatan secara profesional.
• Mengantisipasi dan menangani risiko selama pelaksanaan event.

Kompetensi Evaluatif

• Mengukur kinerja event menggunakan KPI yang relevan.
• Menyusun laporan dan rekomendasi pasca event.
• Mengembangkan perbaikan berkelanjutan untuk event berikutnya.

Deliverables yang Dibawa Peserta

• Event Brief
• Event Proposal
• Event Concept Canvas
• Event Budget Plan
• Event Timeline dan Gantt Chart
• Stakeholder Mapping
• Organization Structure
• Vendor Evaluation Form
• Technical Requirement List
• Event Run Down
• Risk Register
• Communication Plan
• Content Calendar
• Event KPI Dashboard
• Event Evaluation Form
• Event Report Template

Metode Pelatihan

• Presentasi interaktif
• Studi kasus corporate event nasional dan internasional
• Diskusi kelompok
• Workshop dan praktik penyusunan event plan
• Role play dan simulasi pengelolaan event
• Action learning
• Pre-test dan post-test

Fasilitas Pelatihan

Peserta akan mendapatkan:

• Meeting Room Hotel Amaris Mampang Prapatan Jakarta Selatan atau Hotel Amaris BSD Serpong Tangerang Selatan
• 2 Kali Coffee Break per Hari
• 1 Kali Lunch per Hari
• Sertifikat Pelatihan Fisik
• Modul Pelatihan
• Template dan Worksheet Praktis
• Dokumentasi Pelatihan
• Laporan Pelatihan untuk HR atau Perusahaan

Investasi Pelatihan

Public Training Jakarta

Lokasi pelatihan: Hotel Amaris Mampang Prapatan Jakarta Selatan

Rp5.950.000/peserta

Public Training Tangerang

Lokasi pelatihan: Hotel Amaris BSD Serpong Tangerang Selatan

Rp5.750.000/peserta

Promo Group Registration

Diskon 10% untuk pendaftaran grup minimal 3 peserta dari perusahaan yang sama.

Biaya Pelatihan Sudah Termasuk

• Materi dan modul pelatihan
• Sertifikat pelatihan fisik
• Konsumsi selama pelatihan
• Template dan worksheet praktik
• Dokumentasi kegiatan
• Laporan pelatihan untuk perusahaan

Informasi Pendaftaran

WhatsApp: 0819-1534-6688

Email: urwaysindonesia@gmail.com

Hubungi tim Urways Indonesia untuk mendapatkan informasi jadwal public training, in-house training, maupun corporate training yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.