General Meeting of Shareholders (GMS/RUPS) Management

Pemahaman Corporate Governance dan Kedudukan RUPS

• Struktur organ perusahaan dan hubungan antara RUPS, Direksi, serta Dewan Komisaris.

• Fungsi dan kewenangan RUPS dalam tata kelola perusahaan.

• Perbedaan kewenangan pemegang saham dan kewenangan pengurusan Direksi.

• RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa: tujuan, karakteristik, dan kebutuhan penyelenggaraan.

• Peran Corporate Secretary dalam mendukung proses RUPS.

• Prinsip transparansi, akuntabilitas, perlindungan hak pemegang saham, dan dokumentasi keputusan.

Regulasi dan Persyaratan Penyelenggaraan RUPS

• Kerangka hukum RUPS berdasarkan peraturan perseroan terbatas.

• Ketentuan khusus bagi perusahaan terbuka dan perusahaan dengan status atau karakteristik tertentu.

• Peran anggaran dasar dan peraturan internal dalam penyelenggaraan RUPS.

• Persyaratan pemanggilan, penyelenggaraan, kuorum, dan pengambilan keputusan.

• Hak pemegang saham untuk menghadiri rapat, menyampaikan pendapat, dan menggunakan hak suara.

• Identifikasi risiko ketidakpatuhan dan potensi sengketa keputusan RUPS.

RUPS Planning dan Penyusunan Timeline

• Penyusunan kalender kerja RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa.

• Pemetaan tahapan persiapan, pelaksanaan, dan pascarapat.

• Penetapan penanggung jawab dan pembagian tugas lintas fungsi.

• Penyusunan timeline untuk dokumen, undangan, konfirmasi peserta, dan kebutuhan administratif.

• Koordinasi dengan Direksi, Dewan Komisaris, Legal, Finance, dan pihak pendukung.

• Penyusunan checklist kesiapan dan mekanisme pengendalian tenggat waktu.

Agenda RUPS dan Persiapan Dokumen

• Identifikasi agenda yang memerlukan persetujuan atau keputusan pemegang saham.

• Penyusunan agenda RUPS berdasarkan kebutuhan perusahaan dan ketentuan yang berlaku.

• Persiapan laporan tahunan, laporan keuangan, dan bahan penjelasan agenda.

• Persiapan dokumen mengenai perubahan pengurus, penggunaan laba, atau agenda korporasi lainnya sesuai kebutuhan.

• Pemeriksaan konsistensi agenda, materi presentasi, usulan keputusan, dan dokumen pendukung.

• Penyusunan meeting pack untuk pimpinan rapat dan pemegang saham.

Pemanggilan Pemegang Saham dan Koordinasi Peserta

• Penyusunan pemberitahuan dan pemanggilan RUPS.

• Pengelolaan data pemegang saham dan daftar pihak yang berhak hadir.

• Pengendalian jadwal pengumuman, pemanggilan, dan penyampaian bahan rapat.

• Koordinasi konfirmasi kehadiran dan perwakilan pemegang saham.

• Persiapan surat kuasa, dokumen identitas, dan verifikasi kewenangan perwakilan.

• Pengelolaan pertanyaan, usulan agenda, dan permintaan informasi sebelum rapat.

Persiapan Teknis dan Tata Kelola Pelaksanaan RUPS

• Penyiapan lokasi, perangkat rapat, materi presentasi, dan petugas pendukung.

• Penyusunan susunan acara dan pembagian peran pelaksana.

• Verifikasi daftar hadir, identitas, surat kuasa, dan kewenangan perwakilan.

• Pemeriksaan pemenuhan kuorum berdasarkan agenda dan ketentuan yang berlaku.

• Pengelolaan tata tertib dan prosedur pembukaan rapat.

• Koordinasi dengan pimpinan rapat, notaris, dan pihak pendukung lainnya.

Shareholder Engagement dan Pengelolaan Jalannya RUPS

• Teknik menyampaikan penjelasan atas setiap agenda.

• Pengelolaan sesi pertanyaan, tanggapan, dan pendapat pemegang saham.

• Pengaturan alur diskusi agar sesuai dengan agenda dan tata tertib.

• Penanganan perbedaan pandangan dan pertanyaan yang memerlukan klarifikasi.

• Pengelolaan permintaan informasi dengan mempertimbangkan keterbukaan dan kerahasiaan.

• Koordinasi komunikasi antara pimpinan rapat, Direksi, Dewan Komisaris, dan pemegang saham.

Kuorum, Hak Suara, dan Pengambilan Keputusan

• Pemahaman prinsip kuorum kehadiran dan kuorum keputusan.

• Pemeriksaan hak suara berdasarkan kepemilikan dan ketentuan yang berlaku.

• Pengelolaan proses pemungutan suara dan pencatatan hasilnya.

• Penanganan suara yang tidak diberikan, abstain, atau kondisi khusus sesuai aturan yang berlaku.

• Pencatatan hasil keputusan untuk setiap agenda.

• Penanganan agenda yang tidak memenuhi persyaratan pengambilan keputusan.

• Pengendalian konsistensi antara hasil pemungutan suara dan rumusan keputusan.

Penyusunan Risalah dan Dokumentasi Keputusan RUPS

• Struktur dan unsur penting dalam risalah RUPS.

• Pencatatan waktu, tempat atau media rapat, peserta, agenda, dan jalannya pembahasan.

• Perumusan keputusan secara jelas dan sesuai hasil rapat.

• Pencatatan jumlah suara dan hasil pengambilan keputusan.

• Koordinasi penyusunan serta pemeriksaan risalah bersama notaris dan pihak terkait.

• Pengesahan, penyimpanan, dan pengendalian akses dokumen.

• Pengelolaan bukti pendukung dan jejak dokumentasi keputusan.

Administrasi dan Tindak Lanjut Pasca-RUPS

• Penyusunan daftar keputusan dan rencana tindak lanjut.

• Identifikasi penanggung jawab, tenggat waktu, dan status pelaksanaan keputusan.

• Koordinasi tindak lanjut dengan Direksi, Dewan Komisaris, Legal, Finance, dan unit kerja terkait.

• Pengelolaan kebutuhan pelaporan dan penyampaian informasi setelah RUPS.

• Koordinasi proses pemberitahuan atau pencatatan kepada instansi berwenang apabila diperlukan.

• Pemantauan penyelesaian keputusan dan penyusunan laporan pasca-RUPS.

• Evaluasi pelaksanaan RUPS untuk perbaikan proses berikutnya.

Digital GMS, Pengendalian Risiko, dan Simulasi RUPS

• Persiapan RUPS secara elektronik atau hibrida sesuai ketentuan yang berlaku.

• Verifikasi identitas, partisipasi, dan hak suara dalam rapat elektronik.

• Pengendalian akses dokumen serta keamanan informasi pemegang saham.

• Identifikasi risiko administratif, teknis, hukum, dan reputasi.

• Simulasi penyusunan agenda, pemeriksaan kuorum, dan pencatatan keputusan.

• Praktik penyusunan risalah serta checklist pasca-RUPS.