Meeting Management Skills
Kode: CS-27
Level: Basic
Durasi: 2 Hari | 12–14 Jam Pembelajaran
Komposisi: 40% Konsep | 60% Praktik
Tatap Muka: Rp5.950.000/peserta
Online Training: Rp4.000.000/peserta
Deskripsi Program
Program ini membantu peserta mengelola rapat secara terstruktur, efektif, dan berorientasi pada hasil. Peserta mempelajari meeting planning, penyusunan agenda, teknik fasilitasi, pengambilan keputusan, pencatatan hasil, dan follow-up.
Selanjutnya, peserta menerapkan konsep melalui studi kasus, latihan, workshop, simulasi, dan role play. Peserta juga menyusun Meeting Management Template sebagai perangkat kerja untuk merancang, menjalankan, dan mengevaluasi rapat.
Program menggunakan komposisi 40% konsep dan 60% praktik. Dengan demikian, peserta dapat langsung menguji kemampuan mengelola rapat dalam berbagai situasi kerja.
Tujuan Pelatihan
Setelah mengikuti program, peserta mampu:
- Menjelaskan prinsip dasar manajemen rapat.
- Menentukan tujuan rapat secara jelas.
- Menentukan peserta berdasarkan kebutuhan rapat.
- Menyusun agenda rapat secara terstruktur.
- Menyiapkan materi dan informasi pendukung.
- Memfasilitasi pembahasan secara efektif.
- Mengelola waktu dan partisipasi peserta.
- Mengarahkan diskusi menuju keputusan.
- Mencatat hasil dan keputusan rapat.
- Menentukan tindak lanjut dan PIC.
- Memantau pelaksanaan hasil rapat.
- Menyusun Meeting Management Template.
Materi Pelatihan
Hari 1 — Meeting Planning & Facilitation
Sesi 1 — Meeting Management Fundamentals
Peserta memahami fungsi rapat sebagai sarana koordinasi, penyelesaian masalah, dan pengambilan keputusan. Instruktur membahas karakteristik rapat yang efektif serta faktor yang dapat menghambat pencapaian tujuan.
Materi:
- Konsep dasar meeting management
- Tujuan rapat
- Jenis rapat
- Peran peserta
- Peran fasilitator
- Efektivitas rapat
- Hambatan rapat
- Prinsip rapat berorientasi hasil
Praktik: Meeting Case Analysis
Output: Meeting Purpose & Outcome Sheet
Sesi 2 — Meeting Planning
Peserta mempelajari cara merancang rapat berdasarkan tujuan dan kebutuhan peserta. Kemudian, peserta menyusun agenda, menentukan peserta, dan menyiapkan kebutuhan rapat.
Materi:
- Penentuan tujuan rapat
- Penentuan peserta
- Penyusunan agenda
- Penentuan durasi
- Penentuan lokasi atau platform
- Persiapan materi
- Distribusi informasi
- Penentuan hasil yang diharapkan
Praktik: Meeting Planning Workshop
Output: Meeting Preparation Sheet
Sesi 3 — Agenda & Discussion Structure
Peserta menyusun struktur pembahasan agar rapat berjalan fokus. Selanjutnya, peserta menentukan urutan topik, waktu pembahasan, dan hasil yang perlu dicapai.
Materi:
- Struktur agenda
- Prioritas topik
- Alokasi waktu
- Urutan pembahasan
- Pertanyaan kunci
- Informasi pendukung
- Penentuan decision point
- Pengelolaan agenda dinamis
Praktik: Meeting Agenda Workshop
Output: Meeting Agenda Sheet
Sesi 4 — Meeting Facilitation
Peserta mengembangkan kemampuan memfasilitasi rapat secara aktif. Melalui role play, peserta berlatih membuka rapat, mengarahkan diskusi, menjaga fokus, dan melibatkan peserta.
Materi:
- Pembukaan rapat
- Penyampaian tujuan
- Pengelolaan diskusi
- Teknik bertanya
- Active listening
- Pengelolaan partisipasi
- Pengendalian pembahasan
- Pengelolaan waktu
Praktik: Meeting Facilitation Role Play
Output: Facilitation Practice Sheet
Hari 2 — Decision Making, Follow-up & Meeting Practice
Sesi 5 — Managing Difficult Meetings
Peserta mempelajari cara menghadapi situasi rapat yang menantang. Selanjutnya, peserta berlatih mengelola peserta yang dominan, pasif, keluar topik, atau memiliki perbedaan pendapat.
Materi:
- Peserta dominan
- Peserta pasif
- Pembahasan keluar agenda
- Perbedaan pendapat
- Konflik dalam rapat
- Interupsi
- Pengelolaan waktu
- Pengembalian fokus diskusi
Praktik: Difficult Meeting Role Play
Output: Meeting Facilitation Response Sheet
Sesi 6 — Decision Making in Meetings
Peserta mempelajari cara mengarahkan pembahasan menuju keputusan. Peserta kemudian berlatih merumuskan pilihan, mengevaluasi informasi, dan menetapkan keputusan bersama.
Materi:
- Identifikasi isu keputusan
- Penyusunan pilihan
- Informasi pendukung
- Kriteria keputusan
- Pembahasan alternatif
- Konsensus
- Penetapan keputusan
- Dokumentasi keputusan
Praktik: Decision Making Simulation
Output: Meeting Decision Sheet
Sesi 7 — Meeting Documentation & Follow-up
Peserta mempelajari cara mendokumentasikan hasil rapat secara ringkas dan akurat. Selanjutnya, peserta menyusun daftar tindakan yang menghubungkan keputusan dengan PIC dan tenggat waktu.
Materi:
- Notulen rapat
- Ringkasan keputusan
- Action item
- Penentuan PIC
- Deadline
- Follow-up
- Monitoring progress
- Status reporting
Praktik: Meeting Documentation Workshop
Output: Meeting Minutes & Action Tracker
Sesi 8 — Meeting Management Simulation & Template Workshop
Peserta mengintegrasikan seluruh materi melalui simulasi rapat. Setiap peserta menjalankan proses mulai dari persiapan, fasilitasi, pengambilan keputusan, hingga tindak lanjut.
Materi:
- Meeting planning
- Agenda
- Facilitation
- Discussion management
- Decision making
- Documentation
- Follow-up
- Evaluation
Praktik: Meeting Management Simulation
Workshop: Meeting Management Template Workshop
Output: Meeting Management Template
Metode Pelatihan
- Interactive discussion
- Case study
- Individual exercise
- Group exercise
- Meeting workshop
- Role play
- Simulation
- Peer feedback
- Presentation
Praktik dan Workshop
Program memberikan porsi praktik yang dominan agar peserta dapat langsung menguji keterampilan mengelola rapat.
Peserta mengikuti beberapa aktivitas utama:
- Meeting Case Analysis
- Meeting Planning Workshop
- Meeting Agenda Workshop
- Meeting Facilitation Role Play
- Difficult Meeting Role Play
- Decision Making Simulation
- Meeting Documentation Workshop
- Meeting Management Simulation
- Meeting Management Template Workshop
Evaluasi Peserta
Instruktur mengevaluasi kemampuan peserta melalui proses latihan dan hasil simulasi. Evaluasi mencakup:
- Ketepatan menentukan tujuan rapat
- Kualitas perencanaan rapat
- Struktur agenda
- Kemampuan memfasilitasi diskusi
- Kemampuan mengelola waktu
- Kemampuan mengelola peserta
- Kemampuan mengarahkan diskusi
- Kemampuan mengambil keputusan
- Kualitas dokumentasi
- Kemampuan menentukan tindak lanjut
- Kualitas Meeting Management Template
Output Pelatihan
Pada akhir program, peserta menghasilkan:
- Meeting Purpose & Outcome Sheet
- Meeting Preparation Sheet
- Meeting Agenda Sheet
- Facilitation Practice Sheet
- Meeting Facilitation Response Sheet
- Meeting Decision Sheet
- Meeting Minutes & Action Tracker
- Meeting Management Template
Fasilitas Pelatihan
Tatap Muka
- Meeting room
- 2x coffee break
- 1x lunch
- Modul pelatihan
- Sertifikat pelatihan
- Training kit
- Souvenir
- Dokumentasi
- Laporan kegiatan kepada HR
Online Training
- Modul pelatihan
- Sertifikat pelatihan
- Souvenir
- Dokumentasi
- Laporan kegiatan kepada HR
Hasil yang Diharapkan
Setelah menyelesaikan program, peserta mampu merencanakan dan memfasilitasi rapat secara lebih terstruktur. Peserta dapat menyusun agenda, mengelola diskusi, mengarahkan pengambilan keputusan, serta memastikan setiap hasil rapat memiliki tindak lanjut yang jelas.
Selain itu, peserta memiliki Meeting Management Template sebagai perangkat kerja. Peserta juga memperoleh pengalaman langsung melalui workshop, simulasi, dan role play yang menggambarkan berbagai situasi rapat di lingkungan kerja.
Ulasan
Belum ada ulasan.