Operational & Strategic Procurement

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Pengadaan memiliki peran strategis dalam menjaga ketersediaan barang dan jasa, mengendalikan biaya, serta mendukung kelancaran operasional perusahaan. Dalam praktiknya, fungsi procurement menghadapi tantangan seperti pemilihan pemasok yang kurang tepat, ketergantungan pada vendor tertentu, negosiasi yang belum optimal, serta keputusan pembelian yang lebih berfokus pada harga daripada keseluruhan biaya dan risiko. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan pendekatan pengadaan yang menghubungkan kebutuhan operasional dengan sasaran bisnis jangka panjang.

Melalui pelatihan Operational & Strategic Procurement, peserta mempelajari perbedaan pengadaan operasional dan strategis, analisis kebutuhan pembelian, pemetaan pemasok, evaluasi penawaran, serta pengelolaan hubungan dengan vendor. Selanjutnya, peserta mendalami penggunaan Kraljic Matrix, analisis Total Cost of Ownership (TCO), penilaian kinerja pemasok, dan teknik negosiasi untuk mendukung keputusan pengadaan yang lebih terukur.

Selain itu, peserta mempelajari tahapan pengadaan dari identifikasi kebutuhan hingga evaluasi pascapembelian. Dengan demikian, peserta dapat meningkatkan ketepatan keputusan pembelian, mengelola risiko pemasok, mengendalikan biaya pengadaan, dan memperkuat kontribusi procurement terhadap kinerja perusahaan.

Sasaran dan Tujuan Pelatihan

Sasaran Peserta

• Manager dan supervisor procurement atau purchasing.

• Staf pengadaan barang dan jasa.

• Staf strategic sourcing dan vendor management.

• Staf procurement planning dan supply chain.

• Staf keuangan yang terlibat dalam pengendalian biaya pengadaan.

• Karyawan yang bertanggung jawab atas pemilihan pemasok, negosiasi, kontrak, dan evaluasi kinerja vendor.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

• Membedakan fungsi procurement, purchasing, dan sourcing dalam mendukung kebutuhan bisnis.

• Menganalisis kebutuhan pengadaan berdasarkan prioritas operasional dan strategis.

• Menggunakan Kraljic Matrix untuk mengelompokkan kategori pembelian berdasarkan risiko pasokan dan dampak bisnis.

• Membandingkan pemasok berdasarkan harga, kualitas, kemampuan pasokan, risiko, dan total biaya kepemilikan.

• Menerapkan teknik evaluasi vendor dan penilaian kinerja pemasok secara terstruktur.

• Menyiapkan dan menjalankan negosiasi pengadaan berdasarkan kebutuhan serta sasaran perusahaan.

• Mengelola tahapan pengadaan dari permintaan pembelian hingga evaluasi pascapembelian.

• Menyusun indikator kinerja dan rencana perbaikan untuk meningkatkan efektivitas procurement.

Outline Materi yang Dibahas

Hari Pertama — Strategi Pengadaan dan Analisis Kebutuhan

Fundamental Procurement dan Ruang Lingkup Pengadaan

• Perbedaan procurement, purchasing, dan sourcing.

• Struktur organisasi dan fungsi procurement dalam perusahaan.

• Peran procurement dalam rantai pasok dan pencapaian sasaran bisnis.

• Perbedaan pendekatan pengadaan operasional dan strategis.

• Hubungan procurement dengan keuangan, operasional, dan pengguna internal.

• Identifikasi peluang peningkatan efektivitas proses pengadaan.

Konsep dan Perangkat Strategic Procurement

• Pengenalan Kraljic Matrix untuk mengelompokkan kategori pembelian.

• Penentuan strategi pengadaan berdasarkan risiko pasokan dan dampak bisnis.

• Penerapan strategi pada kategori pembelian rutin, leverage, bottleneck, dan strategic.

• Analisis Total Cost of Ownership (TCO) untuk menghitung keseluruhan biaya kepemilikan.

• Perbandingan strategi single sourcing dan multiple sourcing.

• Analisis make-or-buy untuk menentukan pilihan pengadaan.

• Latihan menyusun strategi pengadaan berdasarkan karakteristik kategori pembelian.

Analisis Kebutuhan dan Perencanaan Pengadaan

• Identifikasi kebutuhan barang dan jasa dari pengguna internal.

• Penyusunan spesifikasi dan persyaratan pengadaan.

• Analisis kondisi pasar pemasok dan ketersediaan barang.

• Evaluasi kemampuan pemasok dalam memenuhi kebutuhan perusahaan.

• Analisis PESTLE untuk memahami faktor politik, ekonomi, sosial, teknologi, hukum, dan lingkungan.

• Penentuan strategi sumber pasokan berdasarkan kondisi pasar.

• Evaluasi pilihan pemasok lokal dan global.

• Penentuan kebutuhan satu pemasok atau beberapa pemasok.

Evaluasi dan Pemilihan Pemasok

• Penyusunan kriteria evaluasi pemasok.

• Penilaian aspek harga, kualitas, kapasitas, layanan, dan ketepatan pengiriman.

• Penentuan bobot penilaian sesuai prioritas perusahaan.

• Pengenalan Balanced Scorecard dan model SCOR untuk mendukung evaluasi kinerja rantai pasok.

• Analisis risiko dan ketergantungan terhadap pemasok.

• Perbandingan penawaran berdasarkan harga dan TCO.

• Latihan membuat matriks evaluasi dan menentukan pemasok yang paling sesuai.

Hari Kedua — Negosiasi, Pengelolaan Pesanan, dan Evaluasi Kinerja

Strategic Sourcing dan Supplier Relationship Management

• Penyusunan strategi sourcing berdasarkan kategori pembelian.

• Pengelolaan hubungan pemasok sesuai tingkat kepentingan bisnis.

• Pengembangan kerja sama jangka panjang dengan pemasok strategis.

• Identifikasi risiko pasokan dan penyusunan alternatif sumber pasokan.

• Pengelolaan komunikasi serta evaluasi kinerja vendor.

• Penyelarasan sasaran pemasok dengan kebutuhan perusahaan.

Teknik Negosiasi Pengadaan

• Persiapan negosiasi berdasarkan kebutuhan dan sasaran pembelian.

• Penentuan batas negosiasi dan hasil yang ingin dicapai.

• Teknik negosiasi harga, spesifikasi, kualitas, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran.

• Penggunaan TCO dalam membandingkan alternatif penawaran.

• Strategi negosiasi berdasarkan posisi tawar dan kondisi pasar.

• Teknik membangun kesepakatan yang memberikan nilai bagi perusahaan dan pemasok.

• Simulasi negosiasi berdasarkan kasus pengadaan barang atau jasa.

Proses Operational Procurement

• Pengelolaan permintaan pembelian (purchase requisition).

• Pemeriksaan kebutuhan dan persetujuan pengadaan.

• Penyusunan serta penerbitan pesanan pembelian (purchase order).

• Pemantauan status pesanan dan koordinasi dengan pemasok.

• Pengendalian perubahan pesanan dan penyelesaian kendala pengadaan.

• Pemantauan proses pemenuhan pesanan hingga penerimaan barang.

• Pengelolaan dokumen dan ketertelusuran proses pengadaan.

Pengelolaan Pascapembelian dan Evaluasi Kinerja

• Pemeriksaan kesesuaian barang atau jasa terhadap spesifikasi.

• Evaluasi ketepatan pengiriman dan kualitas pemasok.

• Pemeriksaan kesesuaian dokumen dan tagihan.

• Penanganan ketidaksesuaian serta tindak lanjut kepada pemasok.

• Pengukuran biaya pengadaan dan evaluasi penghematan.

• Penyusunan KPI procurement dan vendor performance.

• Evaluasi hasil pengadaan untuk mendukung keputusan pembelian berikutnya.

Studi Kasus dan Penyusunan Rencana Perbaikan Procurement

• Analisis kasus pemilihan pemasok dengan beberapa alternatif penawaran.

• Perhitungan perbandingan biaya berdasarkan TCO.

• Penerapan Kraljic Matrix untuk menentukan strategi pembelian.

• Penyusunan strategi negosiasi berdasarkan kasus.

• Penetapan KPI untuk mengukur kinerja procurement.

• Identifikasi risiko dan peluang perbaikan proses pengadaan.

• Penyusunan action plan untuk implementasi di perusahaan.