Project Communication Manager Skills

Kode: CS-21
Level: Advanced
Durasi: 2 Hari | 12–14 Jam Pembelajaran
Komposisi: 40% Konsep | 60% Praktik
Tatap Muka: Rp5.950.000/peserta
Online Training: Rp4.000.000/peserta

Deskripsi Program

Program ini mengembangkan kemampuan peserta dalam mengelola komunikasi proyek secara terstruktur. Peserta mempelajari project communication, koordinasi stakeholder, penyusunan rencana komunikasi, pengelolaan informasi, serta komunikasi selama siklus proyek.

Selanjutnya, peserta menerapkan konsep melalui studi kasus, workshop, simulasi, dan role play. Peserta juga menyusun Project Communication Plan yang menghubungkan stakeholder, kebutuhan informasi, pesan, saluran, frekuensi, PIC, dan mekanisme evaluasi.

Program menggunakan komposisi 40% konsep dan 60% praktik. Dengan pendekatan tersebut, peserta dapat menguji kemampuan komunikasi dalam situasi proyek yang kompleks dan melibatkan berbagai pihak.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti program, peserta mampu:

• Menjelaskan prinsip dasar komunikasi proyek.
• Menganalisis konteks dan kebutuhan komunikasi proyek.
• Memetakan stakeholder berdasarkan kepentingan dan pengaruh.
• Mengidentifikasi kebutuhan informasi setiap stakeholder.
• Menentukan tujuan komunikasi proyek.
• Menyusun pesan dan saluran komunikasi yang sesuai.
• Mengatur koordinasi komunikasi lintas fungsi.
• Mengelola perubahan informasi selama proyek.
• Menangani hambatan dan konflik komunikasi proyek.
• Memantau efektivitas komunikasi proyek.
• Menyusun Project Communication Plan.

Materi Pelatihan

Hari 1 — Project Communication & Stakeholder Coordination

Sesi 1 — Project Communication Fundamentals

Peserta memahami peran komunikasi dalam mendukung keberhasilan proyek. Instruktur membahas aliran informasi, kebutuhan komunikasi, serta tantangan yang muncul selama siklus proyek.

Materi:

• Konsep dasar project communication
• Peran komunikasi dalam proyek
• Siklus komunikasi proyek
• Informasi proyek
• Jenis komunikasi proyek
• Komunikasi internal dan eksternal
• Hambatan komunikasi proyek
• Risiko komunikasi

Praktik: Project Communication Case Analysis

Output: Project Communication Context Sheet

Sesi 2 — Stakeholder Mapping & Communication Needs

Peserta memetakan stakeholder yang terlibat dalam proyek. Kemudian, peserta menentukan tingkat kepentingan, pengaruh, kebutuhan informasi, dan pendekatan komunikasi setiap pihak.

Materi:

• Identifikasi stakeholder
• Stakeholder interest
• Stakeholder influence
• Stakeholder expectations
• Communication needs
• Stakeholder grouping
• Communication priority

Praktik: Stakeholder Mapping Workshop

Output: Project Stakeholder Communication Map

Sesi 3 — Communication Planning

Peserta menyusun kerangka komunikasi berdasarkan kebutuhan stakeholder. Selanjutnya, peserta menentukan tujuan, pesan, saluran, frekuensi, dan PIC komunikasi.

Materi:

• Communication objectives
• Information requirements
• Key message
• Communication channel
• Communication frequency
• Communication owner
• Communication timeline
• Escalation mechanism

Praktik: Project Communication Planning Workshop

Output: Communication Planning Matrix

Sesi 4 — Project Meeting & Coordination

Peserta mengembangkan kemampuan mengelola komunikasi dalam rapat dan koordinasi proyek. Melalui simulasi, peserta berlatih menjaga fokus pembahasan dan memastikan tindak lanjut berjalan jelas.

Materi:

• Meeting objective
• Agenda setting
• Participant management
• Information sharing
• Issue discussion
• Decision documentation
• Action item tracking
• Follow-up communication

Praktik: Project Meeting Role Play

Output: Project Meeting & Action Tracker

Hari 2 — Communication Execution, Issue Management & Project Communication Plan

Sesi 5 — Communication Execution & Information Flow

Peserta mempraktikkan pengelolaan arus informasi selama proyek. Peserta juga mengidentifikasi informasi yang membutuhkan koordinasi dan eskalasi.

Materi:

• Information flow
• Communication channel management
• Information accuracy
• Information timing
• Communication documentation
• Cross-functional coordination
• Escalation process

Praktik: Information Flow Simulation

Output: Project Information Flow Map

Sesi 6 — Managing Communication Issues & Conflict

Peserta menghadapi situasi komunikasi yang dapat menghambat proyek. Melalui role play, peserta berlatih menangani miskomunikasi, perbedaan kepentingan, dan konflik antarstakeholder.

Materi:

• Communication issues
• Miscommunication
• Stakeholder conflict
• Difference of expectations
• Issue clarification
• Conflict communication
• Escalation
• Resolution approach

Praktik: Project Communication Conflict Role Play

Output: Communication Issue Response Sheet

Sesi 7 — Change Communication & Stakeholder Alignment

Peserta mempelajari cara mengelola komunikasi ketika proyek mengalami perubahan. Selanjutnya, peserta menyusun pendekatan komunikasi untuk menjaga pemahaman dan dukungan stakeholder.

Materi:

• Project change
• Change communication
• Impact communication
• Stakeholder alignment
• Expectation management
• Change message
• Communication timing
• Stakeholder response

Praktik: Change Communication Simulation

Output: Stakeholder Alignment Sheet

Sesi 8 — Project Communication Plan Workshop

Peserta mengintegrasikan seluruh materi dalam penyusunan Project Communication Plan. Setiap peserta mengembangkan rencana berdasarkan proyek atau kasus yang relevan dengan pekerjaan.

Materi:

• Project communication objectives
• Stakeholder mapping
• Information requirements
• Key message
• Communication channel
• Communication frequency
• Communication owner
• Communication activity
• Escalation mechanism
• Evaluation indicator

Workshop: Project Communication Plan Workshop

Output: Project Communication Plan

Metode Pelatihan

• Interactive discussion
• Case study
• Individual exercise
• Group exercise
• Communication workshop
• Role play
• Simulation
• Peer feedback
• Presentation

Praktik dan Workshop

Program memberikan porsi praktik yang dominan agar peserta dapat langsung menguji kemampuan komunikasi proyek.

Peserta mengikuti beberapa aktivitas utama:

1. Project Communication Case Analysis
2. Stakeholder Mapping Workshop
3. Project Communication Planning Workshop
4. Project Meeting Role Play
5. Information Flow Simulation
6. Project Communication Conflict Role Play
7. Change Communication Simulation
8. Project Communication Plan Workshop

Evaluasi Peserta

Instruktur mengevaluasi kemampuan peserta melalui proses latihan dan hasil simulasi. Evaluasi mencakup:

• Kemampuan menganalisis konteks proyek
• Ketepatan memetakan stakeholder
• Kemampuan mengidentifikasi kebutuhan informasi
• Kejelasan tujuan komunikasi
• Ketepatan pemilihan saluran komunikasi
• Kemampuan mengelola koordinasi
• Kemampuan mengelola arus informasi
• Kemampuan menangani konflik komunikasi
• Kemampuan mengelola perubahan
• Kualitas Project Communication Plan

Output Pelatihan

Pada akhir program, peserta menghasilkan:

• Project Communication Context Sheet
• Project Stakeholder Communication Map
• Communication Planning Matrix
• Project Meeting & Action Tracker
• Project Information Flow Map
• Communication Issue Response Sheet
• Stakeholder Alignment Sheet
• Project Communication Plan

Fasilitas Pelatihan

Tatap Muka

• Meeting room
• 2x coffee break
• 1x lunch
• Modul pelatihan
• Sertifikat pelatihan
• Training kit
• Souvenir
• Dokumentasi
• Laporan kegiatan kepada HR

Online Training

• Modul pelatihan
• Sertifikat pelatihan
• Souvenir
• Dokumentasi
• Laporan kegiatan kepada HR

Hasil yang Diharapkan

Setelah menyelesaikan program, peserta mampu mengelola komunikasi proyek secara terstruktur dan strategis. Peserta dapat memetakan stakeholder, menentukan kebutuhan informasi, mengatur koordinasi, serta mengelola komunikasi selama proyek berlangsung.

Selain itu, peserta memiliki Project Communication Plan sebagai perangkat kerja yang dapat dikembangkan sesuai kebutuhan proyek. Peserta juga memperoleh pengalaman melalui workshop, simulasi, dan role play yang merepresentasikan tantangan komunikasi proyek.