Project Procurement & Tender Management

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Pengadaan barang dan jasa berperan penting dalam menjaga kelancaran operasional, mengendalikan biaya, dan memenuhi kebutuhan perusahaan sesuai spesifikasi serta jadwal yang ditetapkan. Proses procurement yang kurang terencana dapat menimbulkan keterlambatan pasokan, ketidaksesuaian barang, pembengkakan biaya, dan risiko ketergantungan pada pemasok tertentu. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan pengelolaan procurement dan purchasing yang sistematis, terukur, dan selaras dengan kebutuhan bisnis.

Melalui pelatihan Procurement & Purchasing Management, peserta mempelajari proses pengadaan mulai dari identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi, pemilihan pemasok, permintaan penawaran, negosiasi, penerbitan pesanan pembelian, hingga evaluasi kinerja vendor. Selanjutnya, peserta memahami cara membandingkan penawaran berdasarkan harga dan biaya total, mengendalikan dokumen pengadaan, serta memantau ketepatan pengiriman dan kualitas barang atau jasa.

Dengan demikian, peserta dapat meningkatkan efektivitas proses pembelian, memperkuat pengendalian biaya, mengurangi risiko kesalahan administrasi, dan membangun hubungan kerja yang profesional dengan pemasok.

Sasaran dan Tujuan Pelatihan

Sasaran Peserta

• Manager dan supervisor procurement atau purchasing.

• Staf pengadaan barang dan jasa.

• Staf administrasi pembelian.

• Staf gudang dan pengendalian persediaan.

• Staf keuangan yang terlibat dalam proses pembelian dan pembayaran.

• Staf operasional yang berkoordinasi dengan bagian pengadaan.

• Karyawan yang ingin meningkatkan kompetensi dalam pengelolaan procurement dan purchasing.

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan, peserta diharapkan mampu:

• Menjelaskan fungsi dan tahapan procurement serta purchasing dalam perusahaan.

• Mengidentifikasi kebutuhan pengadaan berdasarkan rencana kerja dan kebutuhan operasional.

• Menyusun spesifikasi barang atau jasa yang jelas dan terukur.

• Melakukan pencarian, seleksi, dan evaluasi pemasok berdasarkan kriteria yang relevan.

• Membandingkan penawaran berdasarkan harga, kualitas, waktu pengiriman, dan biaya total pengadaan.

• Menerapkan teknik negosiasi untuk memperoleh kesepakatan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

• Mengelola dokumen pembelian, pesanan pembelian, penerimaan barang, dan proses verifikasi tagihan.

• Memantau kinerja pemasok serta mengidentifikasi peluang peningkatan efisiensi proses pengadaan.

Outline Materi yang Dibahas

Hari Pertama — Dasar Procurement dan Proses Purchasing

Fundamental Procurement & Purchasing Management

• Pengertian, fungsi, dan ruang lingkup procurement dan purchasing.

• Perbedaan procurement strategis dan aktivitas pembelian operasional.

• Peran procurement dalam efisiensi biaya dan kelancaran operasional.

• Hubungan procurement dengan keuangan, gudang, produksi, dan pengguna barang atau jasa.

• Siklus pengadaan barang dan jasa dari kebutuhan hingga pembayaran.

• Pembagian tugas, kewenangan, dan tanggung jawab dalam proses pembelian.

• Identifikasi risiko umum dan kesalahan dalam proses pengadaan.

Perencanaan Kebutuhan dan Penyusunan Spesifikasi

• Identifikasi kebutuhan barang dan jasa berdasarkan permintaan pengguna.

• Pemeriksaan anggaran dan persetujuan pengadaan.

• Penyusunan spesifikasi teknis dan persyaratan layanan.

• Penentuan kuantitas, jadwal kebutuhan, dan prioritas pengadaan.

• Identifikasi kebutuhan mendesak dan perencanaan pembelian rutin.

• Koordinasi dengan bagian gudang untuk memeriksa ketersediaan persediaan.

• Penyusunan dokumen permintaan pembelian (Purchase Requisition).

Supplier Sourcing dan Vendor Selection

• Strategi pencarian pemasok yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

• Identifikasi sumber informasi dan alternatif vendor.

• Penyusunan daftar calon pemasok.

• Penetapan kriteria seleksi berdasarkan kualitas, harga, kapasitas, dan ketepatan pengiriman.

• Evaluasi legalitas dan kelengkapan dokumen pemasok sesuai kebutuhan.

• Permintaan penawaran harga (Request for Quotation atau RFQ).

• Perbandingan penawaran dan penyusunan matriks evaluasi vendor.

• Studi kasus pemilihan pemasok berdasarkan beberapa alternatif penawaran.

Teknik Negosiasi dan Evaluasi Penawaran

• Persiapan negosiasi berdasarkan spesifikasi dan kebutuhan pembelian.

• Penentuan target harga dan batas negosiasi.

• Teknik negosiasi harga, kualitas, kuantitas, pembayaran, dan pengiriman.

• Analisis biaya total pengadaan (Total Cost of Ownership).

• Perbandingan harga penawaran dengan biaya transportasi, penyimpanan, dan risiko kualitas.

• Penanganan keberatan serta perubahan penawaran dari pemasok.

• Penyusunan rekomendasi vendor berdasarkan hasil evaluasi.

• Simulasi negosiasi pembelian barang atau jasa.

Hari Kedua — Pengendalian Pembelian dan Evaluasi Kinerja

Purchase Order dan Administrasi Pengadaan

• Fungsi dan struktur dokumen Purchase Order (PO).

• Proses penerbitan PO berdasarkan persetujuan pengadaan.

• Pemeriksaan kesesuaian PO dengan penawaran dan kesepakatan.

• Pengendalian perubahan pesanan dan pembaruan jadwal pengiriman.

• Pengelolaan dokumen kontrak dan korespondensi pemasok.

• Dokumentasi transaksi untuk mendukung audit dan penelusuran pengadaan.

• Penggunaan sistem informasi untuk meningkatkan ketertiban administrasi pembelian.

Monitoring Pengiriman dan Penerimaan Barang

• Pemantauan status pesanan dan jadwal pengiriman.

• Koordinasi antara purchasing, vendor, gudang, dan pengguna barang.

• Pemeriksaan kuantitas dan kualitas barang yang diterima.

• Verifikasi kesesuaian barang dengan PO dan spesifikasi.

• Penanganan barang rusak, kurang, terlambat, atau tidak sesuai.

• Dokumentasi penerimaan barang (Goods Receipt).

• Penyelesaian ketidaksesuaian dan koordinasi tindak lanjut dengan pemasok.

Invoice Verification dan Pengendalian Pembayaran

• Pemeriksaan kesesuaian faktur dengan PO dan dokumen penerimaan.

• Penerapan pencocokan dokumen (three-way matching).

• Identifikasi selisih harga, kuantitas, dan nilai tagihan.

• Koordinasi penyelesaian perbedaan data dengan vendor dan bagian keuangan.

• Pemantauan termin pembayaran sesuai kesepakatan.

• Pengendalian kelengkapan dokumen untuk mengurangi risiko pembayaran yang keliru.

• Penyusunan catatan transaksi dan dokumentasi pendukung.

Supplier Performance Management

• Prinsip evaluasi kinerja pemasok.

• Penetapan indikator kinerja vendor.

• Pengukuran ketepatan pengiriman, kualitas barang, responsivitas, dan kepatuhan.

• Penyusunan supplier scorecard sederhana.

• Analisis masalah pemasok berdasarkan data kinerja.

• Penanganan vendor yang tidak memenuhi standar.

• Penyusunan rekomendasi evaluasi dan pengembangan hubungan pemasok.

Procurement Cost Control dan Continuous Improvement

• Identifikasi komponen biaya pengadaan.

• Analisis pembelian berulang dan peluang konsolidasi kebutuhan.

• Pengendalian pembelian mendesak dan biaya akibat keterlambatan.

• Identifikasi pemborosan dalam proses administrasi pembelian.

• Penguatan transparansi dan pengendalian internal pengadaan.

• Penetapan indikator kinerja proses procurement.

• Penyusunan usulan perbaikan proses pembelian berdasarkan prioritas perusahaan.

Studi Kasus dan Penyusunan Action Plan

• Analisis permintaan pembelian dan pemilihan pemasok.

• Perbandingan penawaran dari sisi harga, kualitas, dan biaya total.

• Simulasi negosiasi serta penyusunan rekomendasi vendor.

• Pemeriksaan kesesuaian PO, bukti penerimaan, dan faktur.

• Identifikasi kendala proses purchasing dan peluang efisiensi.

• Penyusunan rencana perbaikan proses pengadaan.

• Presentasi hasil latihan dan evaluasi bersama trainer.