Stakeholder Communication Plan

Durasi: 2 Hari | 8 Sesi
Level: Intermediate to Advanced
Komposisi: 40% Konsep | 60% Praktik
Metode: Interactive Presentation, Case Study, Workshop, Role Play, Simulation

Mengapa Mengikuti Pelatihan Ini?

Komunikasi stakeholder membutuhkan rencana yang jelas. Organisasi perlu mengetahui siapa yang harus menerima informasi, apa yang perlu disampaikan, kapan komunikasi dilakukan, kanal yang digunakan, serta siapa yang bertanggung jawab.

Stakeholder Communication Plan membantu peserta mengubah hasil analisis stakeholder menjadi rencana komunikasi yang dapat diterapkan. Peserta akan menyusun tujuan komunikasi, kebutuhan informasi, pesan, kanal, aktivitas, jadwal, tanggung jawab, dan indikator evaluasi.

Pelatihan ini menggunakan studi kasus dan latihan langsung. Karena itu, peserta tidak berhenti pada pemahaman konsep. Setiap sesi menghasilkan bagian dari Stakeholder Communication Plan yang akan digunakan dalam simulasi akhir.

Sasaran Peserta

Program ini sesuai untuk:

• Corporate Communication
• Corporate Affairs
• Public Relations
• Government Relations
• Community Relations
• CSR atau TJSL
• Sustainability
• External Relations
• Public Affairs
• Project Manager
• Project Coordinator
• Project Management Office
• Business Development
• Partnership
• Manager dan Supervisor

Tujuan Pelatihan

Setelah mengikuti pelatihan, peserta mampu:

1. Menjelaskan fungsi Stakeholder Communication Plan.
2. Mengidentifikasi stakeholder yang membutuhkan komunikasi.
3. Menentukan prioritas komunikasi.
4. Menetapkan tujuan komunikasi.
5. Mengidentifikasi kebutuhan informasi stakeholder.
6. Menyusun pesan yang sesuai dengan karakteristik stakeholder.
7. Memilih kanal dan format komunikasi.
8. Menentukan aktivitas dan jadwal komunikasi.
9. Membagi peran dan tanggung jawab komunikasi.
10. Menentukan indikator monitoring dan evaluasi.
11. Menyesuaikan rencana ketika kebutuhan stakeholder berubah.
12. Menyusun Integrated Stakeholder Communication Plan.

Materi Hari 1

Sesi 1. Stakeholder Communication Planning Fundamentals

Materi

• Konsep Stakeholder Communication Plan
• Fungsi rencana komunikasi
• Hubungan stakeholder management dan komunikasi
• Tujuan komunikasi
• Kebutuhan informasi stakeholder
• Prioritas stakeholder
• Aktivitas komunikasi
• Kanal komunikasi
• Frekuensi komunikasi
• Waktu dan momentum komunikasi
• Tanggung jawab komunikasi
• Prinsip komunikasi yang konsisten dan relevan

Praktik

Stakeholder Communication Planning Case

Peserta menganalisis studi kasus untuk menentukan stakeholder, kebutuhan komunikasi, tujuan, dan informasi utama.

Output

Stakeholder Communication Planning Framework

Sesi 2. Stakeholder Identification and Communication Prioritization

Materi

• Identifikasi stakeholder
• Profil stakeholder
• Kepentingan stakeholder
• Kebutuhan stakeholder
• Ekspektasi stakeholder
• Pengaruh stakeholder
• Power Interest Grid
• Influence Impact Matrix
• Prioritas stakeholder
• Prioritas komunikasi
• Perubahan posisi stakeholder

Praktik

Stakeholder Communication Mapping Workshop

Peserta memetakan stakeholder berdasarkan kepentingan, pengaruh, kebutuhan, dan relevansinya terhadap tujuan organisasi.

Output

Stakeholder Communication Priority Matrix

Sesi 3. Communication Objectives and Information Needs

Materi

• Tujuan komunikasi
• Hubungan tujuan organisasi dan tujuan komunikasi
• Kebutuhan informasi stakeholder
• Informasi strategis dan operasional
• Informasi rutin dan situasional
• Kesenjangan informasi
• Kesenjangan ekspektasi
• Respons yang diharapkan dari stakeholder
• Prioritas informasi
• Communication Objective Matrix

Praktik

Communication Objectives Workshop

Peserta mengubah kebutuhan stakeholder menjadi tujuan komunikasi yang jelas. Selanjutnya, peserta menentukan informasi yang perlu disampaikan.

Output

Communication Objectives and Information Needs Matrix

Sesi 4. Message Planning and Communication Content

Materi

• Perencanaan pesan
• Message architecture
• Pesan utama
• Pesan pendukung
• Pesan khusus untuk stakeholder
• Pesan berbasis kebutuhan
• Pesan berbasis kepentingan
• Pesan berbasis isu
• Konsistensi pesan
• Data dan bukti pendukung
• Format konten

Praktik

Stakeholder Message Planning Workshop

Peserta menyusun pesan utama dan pesan pendukung untuk beberapa kelompok stakeholder. Peserta juga menentukan bukti dan format konten yang sesuai.

Output

Stakeholder Message Framework

Materi Hari 2

Sesi 5. Communication Channels, Activities and Touchpoints

Materi

• Pemilihan kanal komunikasi
• Komunikasi tatap muka
• Meeting dan forum stakeholder
• Email dan surat resmi
• Website
• Social media
• Laporan dan publikasi
• Presentasi dan briefing
• Digital communication
• Communication touchpoints
• Frekuensi komunikasi
• Waktu komunikasi
• Pemilihan format
• Integrasi kanal komunikasi

Praktik

Channel and Communication Activity Workshop

Peserta menentukan kanal, format, aktivitas, frekuensi, dan waktu komunikasi untuk setiap stakeholder prioritas.

Output

Communication Channel and Activity Matrix

Sesi 6. Communication Roles, Responsibilities and Coordination

Materi

• Peran dalam komunikasi
• Penanggung jawab komunikasi
• Pemilihan komunikator
• Koordinasi lintas fungsi
• Alur informasi
• Mekanisme persetujuan
• Pembagian tanggung jawab
• Jalur eskalasi
• Dokumentasi komunikasi
• Tata kelola komunikasi

Praktik

Communication Responsibility Mapping

Peserta menentukan siapa yang bertanggung jawab atas setiap aktivitas komunikasi. Peserta juga menyusun alur koordinasi dan persetujuan.

Output

Communication Roles and Responsibility Matrix

Sesi 7. Communication Monitoring, Feedback and Adjustment

Materi

• Monitoring komunikasi
• Respons stakeholder
• Feedback mechanism
• Indikator komunikasi
• Efektivitas pesan
• Efektivitas kanal
• Jangkauan komunikasi
• Respons stakeholder
• Sinyal isu
• Frekuensi monitoring
• Review komunikasi
• Penyesuaian rencana
• Dokumentasi dan pelaporan

Praktik

Communication Monitoring Workshop

Peserta menyusun indikator dan mekanisme monitoring. Peserta juga menentukan cara mengumpulkan feedback dan menyesuaikan rencana komunikasi.

Output

Communication Monitoring and Evaluation Framework

Sesi 8. Integrated Stakeholder Communication Plan Simulation

Materi

Peserta mengintegrasikan seluruh komponen yang telah dipelajari:

• Stakeholder priority
• Communication objectives
• Information needs
• Key messages
• Communicator
• Communication channel
• Communication format
• Communication activities
• Timing
• Frequency
• Responsibility
• Expected stakeholder response
• Monitoring indicators
• Feedback mechanism
• Adjustment mechanism

Praktik

Integrated Stakeholder Communication Plan Simulation

Peserta menyusun rencana komunikasi berdasarkan satu studi kasus. Setiap peserta atau kelompok mengembangkan rencana dari awal hingga siap digunakan.

Rencana harus menjawab:

• Siapa stakeholder yang menjadi prioritas?
• Apa tujuan komunikasinya?
• Informasi apa yang mereka butuhkan?
• Apa pesan yang perlu disampaikan?
• Siapa komunikatornya?
• Kanal apa yang digunakan?
• Aktivitas apa yang dilakukan?
• Kapan komunikasi dilakukan?
• Seberapa sering komunikasi dilakukan?
• Siapa yang bertanggung jawab?
• Respons apa yang diharapkan?
• Bagaimana hasil komunikasi dipantau?
• Bagaimana rencana diperbaiki?

Peserta kemudian mempresentasikan rencana dan menerima feedback dari fasilitator.

Output

Integrated Stakeholder Communication Plan

Metode Pelatihan

Pelatihan menggunakan pendekatan learning by doing. Peserta langsung menerapkan konsep melalui kasus dan latihan.

Metode pembelajaran meliputi:

• Interactive Presentation
• Case Study
• Stakeholder Mapping
• Communication Planning Workshop
• Message Development
• Channel Mapping
• Communication Activity Planning
• Role Play
• Group Discussion
• Peer Review
• Facilitator Feedback
• Simulation
• Presentation
• Action Planning

Evaluasi Peserta

Evaluasi dilakukan melalui:

• Pre-Test
• Stakeholder Mapping Exercise
• Communication Priority Exercise
• Communication Objectives Workshop
• Message Planning Exercise
• Channel Planning
• Responsibility Mapping
• Monitoring Framework Exercise
• Integrated Communication Plan Simulation
• Presentation
• Post-Test
• Action Plan

Output Pelatihan

Peserta menghasilkan delapan perangkat kerja:

1. Stakeholder Communication Planning Framework
2. Stakeholder Communication Priority Matrix
3. Communication Objectives and Information Needs Matrix
4. Stakeholder Message Framework
5. Communication Channel and Activity Matrix
6. Communication Roles and Responsibility Matrix
7. Communication Monitoring and Evaluation Framework
8. Integrated Stakeholder Communication Plan

Hasil yang Diharapkan

Peserta mampu menyusun Stakeholder Communication Plan secara sistematis. Rencana tersebut menghubungkan stakeholder, tujuan komunikasi, kebutuhan informasi, pesan, kanal, aktivitas, waktu, tanggung jawab, dan evaluasi.

Peserta juga memiliki dokumen kerja yang dapat digunakan untuk kebutuhan corporate communication, corporate affairs, government relations, community engagement, CSR atau TJSL, sustainability, project communication, dan stakeholder engagement.